Contabilidad de la comunidad de propietarios: cómo llevarla

En muchas comunidades las cuentas son una hoja que se reparte el día de la junta, se mira por encima y se aprueba. Hasta que alguien pregunta por qué la luz ha costado 500 euros más o dónde está el fondo de reserva. Te explicamos qué exige la ley, qué debe tener un buen estado de cuentas, cómo se contabiliza el fondo de reserva y qué hacer si te toca llevarlas a ti.

En corto: una comunidad de propietarios no está obligada a llevar contabilidad mercantil ni a seguir el Plan General de Contabilidad, porque no es una empresa. Pero la junta tiene que aprobar cada año los presupuestos y las cuentas (artículos 14 y 16 LPH), así que hace falta un registro de ingresos y gastos que cuadre con el banco. Un buen estado de cuentas tiene cinco piezas: la liquidación del presupuesto, el movimiento del banco, el fondo de reserva, la lista de deudores y lo pendiente de pagar.

¿Está obligada la comunidad a llevar contabilidad?

No en el sentido de una empresa. Las obligaciones contables del Código de Comercio y el Plan General de Contabilidad son para empresarios, y la comunidad de propietarios no lo es: no tiene ánimo de lucro ni personalidad jurídica, solo administra lo común del edificio. Así lo entendió el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas (ICAC), el organismo que interpreta el plan contable, en una consulta publicada en 2013 (BOICAC n.º 94): las comunidades que se limitan a su actividad propia no tienen que formular cuentas anuales como una sociedad.

Eso no significa que valga cualquier cosa. La Ley de Propiedad Horizontal sí exige:

• Que la junta se reúna al menos una vez al año para aprobar los presupuestos y las cuentas (artículo 16.1).
• Que le corresponda a la junta aprobar el plan de gastos e ingresos previsibles y las cuentas correspondientes (artículo 14.b).
• Que exista un fondo de reserva de al menos el 10 % del último presupuesto ordinario, cuya titularidad es de la comunidad (artículo 9.1.f).
• Que el administrador custodie la documentación a disposición de los propietarios (artículo 20.e).

La ley no dice cómo llevar las cuentas, ni en qué formato, ni con qué programa. Dice que tienen que existir, que la junta las apruebe y que cualquier propietario pueda comprobarlas. Con eso basta para saber qué se necesita: un registro de cada ingreso y cada gasto, con su justificante, que cuadre con el extracto del banco.

Quién lleva las cuentas y quién las aprueba

Si la comunidad tiene administrador, las lleva él. Entre sus funciones está preparar el plan de gastos previsibles para la junta, hacer los pagos y los cobros y custodiar la documentación (artículo 20 LPH). Es una de las partes del servicio que se paga en la cuota de gestión, como verás en qué incluye la gestión de una comunidad y cuánto cuesta.

Si no hay administrador, las funciones de secretario y administrador las ejerce el presidente, salvo que los estatutos o la junta nombren a otra persona para esos cargos (artículo 13.5 LPH). El cargo de administrador lo puede ejercer cualquier propietario. Es lo habitual en edificios pequeños: alguien con buena mano para los números lleva una hoja de cálculo y la presenta en la junta. Si te toca a ti, lee también ¿es obligatorio tener administrador de fincas?.

Quien aprueba las cuentas es siempre la junta, con la mayoría ordinaria del artículo 17.7. Y quien no esté de acuerdo con el acuerdo puede impugnarlo en los casos y plazos del artículo 18.

Qué debe tener un buen estado de cuentas

El estado de cuentas que se presenta en la junta ordinaria debería tener cinco piezas. Si falta alguna, pídela.

1. Liquidación del presupuesto. Lo que se presupuestó para cada partida (limpieza, luz, ascensor, seguro, reparaciones…) frente a lo que se gastó de verdad, con la diferencia. Es lo que permite ver dónde se ha desviado el año.
2. Movimiento de tesorería. Saldo del banco a 1 de enero, más lo cobrado, menos lo pagado, igual a saldo a 31 de diciembre. Ese saldo final tiene que coincidir con el extracto bancario. Si no coincide, hay que explicar por qué.
3. Fondo de reserva. Saldo inicial, dotación del año, usos con su factura y saldo final. El saldo final no puede quedar por debajo del 10 % del último presupuesto ordinario.
4. Relación de deudores. Qué propietarios deben, cuánto y desde cuándo. Esta lista es la que luego tiene que aparecer en la convocatoria de la junta (artículo 16.2) y la base para reclamar la deuda (artículo 21).
5. Pendiente de pago. Facturas recibidas que la comunidad todavía no ha pagado. Sin esta línea, un saldo bancario alto puede ser engañoso.

Con estas cinco piezas, cualquier vecino puede comprobar en diez minutos si las cuentas tienen sentido. Si quieres saber qué mirar dentro de cada una y cómo detectar movimientos raros, lo tienes en cómo revisar las cuentas de tu comunidad.

Ejemplo: la liquidación de una comunidad de 12 viviendas

Imagina una comunidad de 12 viviendas con cuotas iguales y un presupuesto ordinario de 18.000 euros al año (125 euros por vivienda y mes). Así quedaría su liquidación del ejercicio.

Liquidación del presupuesto (gastos)

Ingresos y tesorería

Las cuentas cuadran: 3.400 + 17.250 − 17.540 = 3.110 euros. Los 750 euros que faltan entre lo emitido y lo cobrado son seis cuotas sin pagar del 3.º B, que tienen que aparecer en la relación de deudores.

Fondo de reserva (en una cuenta aparte)

El fondo ha bajado de 1.800 a 1.200 euros porque se usó para una reparación. La ley lo permite, pero obliga a reponerlo al empezar el ejercicio siguiente (disposición adicional primera LPH). Si el presupuesto del año que viene sube a 18.500 euros, el mínimo será de 1.850 euros, así que habrá que aportar 650.

Lo que dice este ejemplo, leído por un vecino: el año ha cerrado con 460 euros menos de gasto del previsto, pero la luz se ha disparado (habrá que preguntar por qué), hay un moroso que ya debe medio año y el fondo de reserva tiene que reponerse.

Cómo contabilizar el fondo de reserva

Es la duda más buscada sobre las cuentas de una comunidad, y tiene una respuesta sencilla: el fondo de reserva no es un gasto, es un saldo de la comunidad que se lleva aparte.

• La dotación. Cada año los propietarios aportan, según su cuota de participación, lo necesario para que el fondo llegue al 10 % del último presupuesto ordinario (artículo 9.1.f). Esa aportación se refleja como entrada en el fondo, no como un ingreso más de la comunidad que se pueda gastar en la limpieza.
• El dinero. Lo más claro es tenerlo en una cuenta bancaria separada. Si está en la misma cuenta que el día a día, el estado de cuentas tiene que distinguir qué parte del saldo es fondo de reserva.
• Los usos. Solo puede usarse para obras de conservación, reparación y rehabilitación, para las de accesibilidad del artículo 10.1.b y las de accesibilidad y eficiencia energética del artículo 17.2. También para pagar un seguro de daños del edificio o un contrato de mantenimiento permanente. Cada uso se anota con su factura.
• La reposición. El fondo no puede bajar del mínimo legal en ningún momento del ejercicio. Lo que se gaste en las obras del artículo 10 cuenta como parte del fondo hasta final de año, pero se repone al empezar el ejercicio siguiente (disposición adicional primera LPH).

Si se usa como referencia el Plan General de Contabilidad, el fondo de reserva se lleva en una cuenta propia del grupo 1, separada de los ingresos y gastos del año. Lo importante no es el número de la cuenta, sino que en el estado de cuentas se vea siempre su saldo. Tienes todo lo que dice la ley sobre el fondo en el fondo de reserva de la comunidad.

Qué cuentas usar y qué criterio seguir

No existe un plan de cuentas oficial para comunidades de propietarios. Si se lleva en una hoja de cálculo, basta con una pestaña de ingresos, otra de gastos por partidas (las mismas del presupuesto) y otra de propietarios con lo que debe cada uno.

Muchos administradores usan programas que siguen la numeración del Plan General de Contabilidad. Te sonarán estas cuentas si las ves en un informe:

Caja o devengo. La mayoría de las comunidades pequeñas llevan las cuentas por caja: se anota lo que entra y sale del banco. Es sencillo y cuadra con el extracto, pero esconde dos cosas: lo que deben los vecinos y las facturas pendientes de pagar. Por eso, aunque se lleven por caja, el estado de cuentas debe incluir siempre la relación de deudores y lo pendiente de pago. Si no, una comunidad con mucho saldo en el banco puede estar, en realidad, debiendo dinero a sus proveedores.

El IVA es un gasto más. La comunidad de propietarios, en general, no realiza actividades empresariales, así que no repercute IVA ni lo deduce: el IVA de cada factura forma parte del gasto.

Las obligaciones fiscales que se ven en las cuentas

Aunque no tenga que llevar contabilidad mercantil, la comunidad sí tiene obligaciones con Hacienda, y se reflejan en las cuentas:

• Retenciones. Las comunidades de propietarios están obligadas a retener cuando pagan rentas sometidas a retención (artículo 76.1.a del Reglamento del IRPF). Por ejemplo, al portero o a un profesional persona física, como un abogado o un arquitecto, con carácter general al 15 % (artículo 101.5 de la Ley del IRPF). La retención se descuenta de la factura y se ingresa en Hacienda: en las cuentas, el gasto es la factura completa.
• Modelo 347. Las comunidades declaran cada año las compras de bienes y servicios a cada proveedor que en conjunto pasen de 3.005,06 euros en el año (artículos 31 y 33 del Reglamento de gestión tributaria). La relación de gastos por proveedor de la contabilidad es la base para hacerlo.
• Modelo 184. Si la comunidad obtiene rentas propias, por ejemplo por alquilar la antigua vivienda del portero, una azotea para una antena o la fachada para publicidad, esas rentas se atribuyen a los propietarios. Si pasan de 3.000 euros al año, la comunidad presenta la declaración informativa del modelo 184 (artículo 70 del Reglamento del IRPF).

Qué es cada modelo, quién lo presenta y cuándo está explicado en los modelos tributarios de tu comunidad.

Qué documentos guardar y durante cuánto tiempo

• Facturas, extractos y justificantes de pago: al menos cuatro años, el plazo que tiene Hacienda para revisar (artículo 66 de la Ley General Tributaria).
• Convocatorias, comunicaciones, delegaciones de voto y documentos de las juntas: cinco años, que es lo que exige al secretario el artículo 19.4 LPH.
• Libro de actas: siempre. Es donde consta la aprobación de cada presupuesto y de cada liquidación (libro de actas de la comunidad).

Lo práctico es guardar las cuentas completas de al menos cinco años, en papel o en digital. Y al cambiar de administrador, comprobar que se recibe todo: es el momento en el que más documentación se pierde (cese del administrador con las cuentas sin aprobar).

Señales de que las cuentas no se están llevando bien

• El saldo final que se presenta no coincide con el extracto del banco a 31 de diciembre.
• No hay relación de deudores, o la que hay no coincide con la que aparece en la convocatoria.
• El fondo de reserva no aparece separado o no se sabe cuánto tiene.
• Hay pagos sin factura, o facturas a nombre de alguien que no es la comunidad.
• La cuenta del banco no está a nombre de la comunidad con su NIF, sino de una persona o del despacho (la cuenta bancaria de la comunidad).
• Las cuentas se entregan el mismo día de la junta, sin tiempo para revisarlas.

Si ves alguna, pide los justificantes antes de votar. Cualquier propietario puede pedir por escrito que la junta trate un asunto, y el presidente tiene que incluirlo en el orden del día de la siguiente junta (artículo 16.2 LPH).

Fuentes oficiales (BOE):

• Ley 49/1960, de Propiedad Horizontal, artículos 9, 13, 14, 16, 17, 18, 19, 20 y 21, y disposición adicional primera.
• Real Decreto 439/2007, Reglamento del IRPF, artículos 70 y 76.
• Ley 35/2006, del IRPF, artículo 101.
• Real Decreto 1065/2007, Reglamento de gestión tributaria, artículos 31 y 33.
• Ley 58/2003, General Tributaria, artículo 66.

Preguntas frecuentes

¿Está obligada una comunidad de propietarios a llevar contabilidad?

No a llevar una contabilidad mercantil ni a aplicar el Plan General de Contabilidad: la comunidad no es una empresa. Lo que sí exige la Ley de Propiedad Horizontal es que la junta apruebe cada año los presupuestos y las cuentas (artículos 14.b y 16.1), así que alguien tiene que llevar un registro claro de ingresos y gastos que se pueda presentar y comprobar.

¿Quién lleva la contabilidad de la comunidad?

El administrador, si lo hay. Si no, el presidente, que asume las funciones de secretario y administrador salvo que los estatutos o la junta nombren a otra persona para esos cargos (artículo 13.5 LPH). En cualquier caso, quien aprueba las cuentas es la junta.

¿Cómo se contabiliza el fondo de reserva?

Como un saldo separado de la comunidad, no como un gasto. Se anota la dotación de cada año, los usos con su factura y el saldo final, que no puede bajar en ningún momento del 10 % del último presupuesto ordinario. Lo que se gaste en obras de conservación o reparación se repone al empezar el ejercicio siguiente (disposición adicional primera LPH).

¿Qué cuenta contable se usa en una comunidad de propietarios?

No hay un plan de cuentas oficial para comunidades. Muchos administradores usan como referencia el Plan General de Contabilidad: grupo 6 para los gastos (622 reparaciones, 625 seguros, 628 suministros), grupo 7 para las cuotas, 440 para lo que deben los propietarios y 572 para el banco. El fondo de reserva se lleva en una cuenta propia, separada de los gastos.

¿Qué pasa si la junta no aprueba las cuentas?

Las cuentas quedan sin aprobar y el administrador o el presidente tienen que explicar o corregir lo que la junta no acepte. Los propietarios pueden pedir los justificantes, que el administrador custodia a su disposición (artículo 20.e LPH). Si hay sospechas de irregularidades, la junta puede encargar una revisión externa.

¿Cuánto tiempo hay que guardar las facturas y los justificantes?

Al menos cuatro años, que es el plazo que tiene Hacienda para revisar las obligaciones fiscales de la comunidad (artículo 66 de la Ley General Tributaria). Además, el secretario debe conservar cinco años las convocatorias, comunicaciones y documentos de las juntas (artículo 19.4 LPH). Lo prudente es guardar las cuentas de al menos cinco años.