Cesamos al administrador y las cuentas del ejercicio anterior no estaban aprobadas: cómo proceder

Pregunta real de una nueva administradora: "He tomado posesión como nueva administradora pero el cesado no tiene aprobadas las cuentas del ejercicio anterior ni el presupuesto del año en curso. ¿Cómo procedo?"

Es una situación incómoda pero perfectamente resoluble. El hecho de que el administrador anterior dejara las cuentas sin aprobar no paraliza la comunidad: hay un procedimiento claro para regularizarlo.

Por qué ocurre esto

Las cuentas del ejercicio anterior deben aprobarse en la Junta Ordinaria anual, que según el Art. 16 LPH debe celebrarse al menos una vez al año. Si el administrador fue cesado antes de esa junta, o si la junta se celebró pero las cuentas no se incluyeron en el orden del día, es posible llegar a esta situación.

También ocurre cuando hay conflictos graves con el administrador saliente y la comunidad prefiere cesar cuanto antes sin esperar a la junta ordinaria.

Qué debe hacer el nuevo administrador

Paso 1 — Recibir toda la documentación disponible

Lo primero es asegurarse de recibir del administrador saliente toda la documentación contable que exige la ley en el plazo de 45 días. Si hay resistencia, usad la Carta de Cese del Administrador como requerimiento formal.

La documentación mínima para poder trabajar incluye:

• Estado de cuentas a la fecha del cese
• Facturas y justificantes del ejercicio incompleto
• Listado de deudas pendientes por propietario
• Movimientos bancarios

Paso 2 — Cerrar el ejercicio pendiente con los datos disponibles

Con la documentación recibida, el nuevo administrador elabora el cierre contable del ejercicio anterior. No es necesario que el administrador saliente lo haga: es una tarea que puede asumir el entrante con los datos en su poder.

Si hay información que no se ha podido obtener del administrador saliente (facturas que no entregó, movimientos sin justificar), se documenta como "pendiente de aclaración" con las acciones tomadas para conseguirla.

Paso 3 — Presentar las cuentas en junta para su aprobación

Las cuentas cerradas se presentan en la próxima Junta Ordinaria (o en una Extraordinaria si la situación lo requiere) para su aprobación por los propietarios.

El orden del día debe incluir explícitamente:

• Aprobación de cuentas del ejercicio [AÑO]
• Aprobación del presupuesto ordinario para [AÑO EN CURSO]

¿Puede la comunidad reclamar al administrador saliente?

Sí, si las cuentas revelan negligencias, gastos no justificados o errores contables imputables a la gestión del administrador anterior, la comunidad puede:

Si estaba colegiado:

• Presentar queja ante el Colegio de Administradores
• El Colegio puede mediar y, en casos graves, abrir expediente disciplinario

En cualquier caso:

• Reclamación civil por los daños causados por la mala gestión
• Si hay apropiación de fondos, también vía penal

Es recomendable que el nuevo administrador, al tomar posesión, elabore un informe de estado que documente el estado real de las cuentas en el momento de entrada. Esto protege al nuevo administrador de responsabilidades ajenas y da a la comunidad una base clara para cualquier reclamación futura.

El caso especial: cuentas sin aprobar hace más de un año

Si el administrador saliente llevaba más de un ejercicio sin presentar cuentas a aprobación, el problema es más serio. Los propietarios tienen derecho a conocer el estado de las cuentas y la falta de presentación puede ser:

• Infracción deontológica grave (si está colegiado)
• Base para reclamación por incumplimiento del contrato de administración

En este caso, el nuevo administrador debe intentar reconstruir la contabilidad de los ejercicios pendientes con la documentación disponible. Si hay lagunas importantes, puede ser necesario contratar una auditoría independiente.

Resumen de actuaciones