El artículo 19 regula el documento que da validez a todo lo que decide la junta: el acta. Un acta incompleta o mal cerrada es una de las causas habituales de impugnación.
En corto: los acuerdos se recogen en un libro de actas diligenciado por el Registrador de la Propiedad. Cada acta debe contener fecha, lugar, convocante, tipo de junta, asistentes con sus cuotas, orden del día y acuerdos con los votos. La firman presidente y secretario y se cierra en un máximo de diez días naturales. La documentación se conserva cinco años.
Texto legal explicado
El libro de actas
Los acuerdos de la Junta de propietarios se reflejarán en un libro de actas diligenciado por el Registrador de la Propiedad en la forma que reglamentariamente se disponga.
En la práctica: el libro se legaliza en el Registro de la Propiedad donde está inscrito el edificio. Es necesario, entre otras cosas, para obtener el NIF definitivo de la comunidad (NIF o CIF de la comunidad). Si el libro se pierde, hay que pedir la legalización de uno nuevo y dejar constancia de la pérdida.
Qué debe contener cada acta
| Contenido obligatorio |
|---|
| Fecha y lugar de celebración |
| Autor de la convocatoria y, en su caso, propietarios que la promovieron |
| Carácter ordinario o extraordinario, y si se celebró en primera o segunda convocatoria |
| Relación de asistentes, presentes o representados, con sus cuotas de participación |
| El orden del día |
| Los acuerdos adoptados, con los votos a favor y en contra y, cuando sea relevante para la validez del acuerdo, los nombres y cuotas de quienes votaron en cada sentido |
Además, el acta debe reflejar los propietarios privados de voto por no estar al corriente de pago (artículo 15). Tienes un modelo de acta de junta ordinaria listo para usar.
Firma, cierre y efectos
En la práctica: firman el presidente y el secretario, al terminar la junta o dentro de los diez días naturales siguientes. Desde ese momento los acuerdos son ejecutivos. El acta se envía a los propietarios, y a los ausentes se les notifica en la forma del artículo 9; desde esa notificación empiezan sus plazos para oponerse (artículo 17.8) o impugnar (artículo 18).
Errores y subsanación
Los defectos o errores del acta se pueden subsanar siempre que el acta exprese inequívocamente la fecha y el lugar, los asistentes, los que votaron a favor y en contra y los acuerdos. La subsanación se hace antes de la siguiente junta, que debe ratificarla.
Conservación de documentos
El secretario custodia los libros de actas y debe conservar durante cinco años las convocatorias, comunicaciones, apoderamientos y demás documentos de las juntas. Al cambiar de administrador, todo esto debe entregarse: lo explicamos en qué documentación debe entregar el administrador saliente.
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Preguntas frecuentes
¿Qué es el libro de actas de una comunidad de propietarios?
Es el libro donde se recogen las actas de todas las juntas. Debe estar diligenciado (legalizado) por el Registrador de la Propiedad del lugar del edificio, que da fe de su existencia y del número de folios, y puede llevarse en hojas móviles.
¿Qué debe contener el acta de una junta de propietarios?
La fecha y el lugar, quién convocó, si fue ordinaria o extraordinaria y en primera o segunda convocatoria, la relación de asistentes y representados con sus cuotas, el orden del día, los acuerdos adoptados indicando los votos a favor y en contra y, si importa para la validez, los nombres de quienes votaron y sus cuotas.
¿Quién firma el acta y en qué plazo?
El presidente y el secretario. El acta debe cerrarse al terminar la junta o, como máximo, dentro de los diez días naturales siguientes. Desde el cierre, los acuerdos son ejecutivos salvo que la ley diga otra cosa.
¿Cuánto tiempo hay que guardar la documentación de las juntas?
El secretario debe custodiar los libros de actas y conservar durante cinco años las convocatorias, comunicaciones, apoderamientos y demás documentos relevantes de las juntas.
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