Libro de actas de la comunidad de propietarios: legalización

El libro de actas es el documento más importante de una comunidad de propietarios: ahí queda constancia de todo lo que se ha acordado. Sin él no hay NIF definitivo, cuesta abrir una cuenta en el banco y es más difícil reclamar a un moroso o defenderse de una impugnación. Aun así, muchas comunidades no saben dónde está, si está legalizado o qué hacer cuando se acaba.

En corto: los acuerdos de la junta se recogen en un libro de actas diligenciado (legalizado) por el Registrador de la Propiedad del edificio. Lo solicita el presidente con firma legitimada. Puede ser de hojas móviles, pero no íntegramente digital. No se legaliza un libro nuevo hasta agotar el anterior, salvo pérdida o robo acreditados. Lo custodia el secretario o el administrador, y cualquier propietario puede consultarlo.

Qué es y para qué sirve

El artículo 19 de la LPH establece que los acuerdos de la junta se reflejan en un libro de actas diligenciado por el Registrador de la Propiedad. El libro sirve para:

• Dar fe de los acuerdos: lo que no consta en acta es muy difícil de probar.
• Pedir el NIF definitivo de la comunidad, porque Hacienda pide el libro legalizado. Lo explicamos en NIF o CIF de la comunidad.
• Abrir la cuenta bancaria y cambiar a los autorizados, porque el banco pide el acta donde se nombra al presidente.
• Reclamar deudas: la liquidación de la deuda de un moroso se aprueba en junta y consta en acta.

Cómo legalizar el libro de actas, paso a paso

1. Compra el libro. Sirve un libro encuadernado o un libro de hojas móviles (se venden en papelerías como «libro de actas de comunidad de propietarios»). Las hojas móviles permiten imprimir las actas desde el ordenador.
2. Prepara la solicitud. Una instancia firmada por el presidente pidiendo la legalización, con la firma legitimada ante notario o firmada en presencia del registrador.
3. Preséntalo en el Registro de la Propiedad donde esté inscrito el edificio, con el libro en blanco. Si es un segundo libro, lleva también el anterior terminado.
4. Recógelo. El Registro diligencia el libro, hace constar la legalización al margen de la inscripción del edificio y lo devuelve en unos pocos días hábiles, previo pago del arancel.

Si las hojas son móviles, el Registro sella cada hoja y hace constar la fecha, de forma que se sepa que pertenecen a ese libro.

Libro lleno, perdido o robado

El Reglamento Hipotecario no permite legalizar un libro nuevo mientras no se acredite que el anterior se ha usado entero. Hay dos situaciones:

En caso de pérdida, la diligencia del libro nuevo lo hace constar, y en el antiguo ya no se pueden extender actas nuevas aunque aparezca después.

Un caso frecuente: el administrador saliente no entrega el libro. Es documentación de la comunidad y está obligado a devolverla. Lo vemos en qué documentación debe entregar el administrador saliente.

¿Puede ser un libro digital?

Aquí hay mucha confusión. Se pueden redactar las actas en ordenador, firmarlas y enviarlas por correo electrónico a los propietarios, y es lo habitual. Pero el libro oficial, el que diligencia el Registrador, sigue siendo físico: encuadernado o de hojas móviles en las que se imprimen las actas.

No existe, a septiembre de 2026, un desarrollo reglamentario que permita llevar el libro de actas de una comunidad de forma íntegramente electrónica. Si una aplicación te dice que sustituye al libro legalizado, desconfía: es una herramienta de gestión, no el libro oficial.

Qué debe contener cada acta

El artículo 19 de la LPH exige que cada acta recoja:

• Fecha y lugar de la junta.
• Quién la convoca y los puntos del orden del día.
• Si es ordinaria o extraordinaria, y en primera o segunda convocatoria.
• Asistentes presentes y representados, con sus cuotas de participación.
• Los acuerdos adoptados, con los votos a favor y en contra y, si es relevante, los nombres de quienes votaron en cada sentido.

El acta la firman el presidente y el secretario, y debe cerrarse en los diez días naturales siguientes a la junta. Desde entonces los acuerdos son ejecutivos. Tienes un modelo en la plantilla de acta de junta ordinaria y, para la primera junta, en el acta de constitución.

Quién lo guarda y quién puede verlo

El secretario custodia los libros de actas. Cuando el cargo de secretario lo ejerce el administrador, como es habitual, el libro está en su despacho. Además, deben conservarse durante cinco años las convocatorias, comunicaciones, poderes y demás documentos de las juntas.

Cualquier propietario puede pedir consultar el libro y obtener copia de las actas: son los acuerdos de su comunidad. Si el administrador no responde o no envía las actas, tienes cómo actuar en el administrador no contesta ni envía las actas.

Fuentes oficiales (BOE):

• Ley 49/1960, de Propiedad Horizontal, artículo 19.
• Reglamento Hipotecario (Decreto de 14 de febrero de 1947), artículo 415.

Preguntas frecuentes

¿Dónde se legaliza el libro de actas de una comunidad de propietarios?

En el Registro de la Propiedad del lugar donde está el edificio. El presidente presenta una solicitud con su firma legitimada ante notario o ante el propio registrador, junto con el libro en blanco. El Registro lo diligencia, anota la legalización al margen de la inscripción del edificio y lo devuelve en unos días.

¿Qué pasa si se pierde el libro de actas?

Se puede legalizar uno nuevo. El presidente o el secretario deben declarar ante notario o ante el registrador que han comunicado la pérdida a los propietarios o que han denunciado el robo. El Registro hace constar esa circunstancia, y en el libro antiguo ya no se podrán extender actas nuevas aunque aparezca.

¿El libro de actas puede ser digital?

Las actas se pueden redactar en ordenador, firmar y enviar por correo electrónico, pero el libro oficial sigue siendo físico: un libro encuadernado o de hojas móviles diligenciado por el Registrador. A día de hoy no existe un libro de actas íntegramente electrónico con validez legal.

¿Puede un vecino pedir ver el libro de actas?

Sí. Cualquier propietario tiene interés legítimo en conocer los acuerdos de su comunidad y puede pedir consultar el libro y copia de las actas al secretario o al administrador, que lo custodia. Lo razonable es facilitarlo en su despacho o enviar las copias que se pidan.

¿Hace falta el libro de actas para pedir el NIF de la comunidad?

Para el definitivo, sí. El NIF provisional se puede pedir solo con el acta de constitución firmada, pero para el definitivo Hacienda pide el libro de actas legalizado (la primera página sellada por el Registro de la Propiedad). Por eso conviene legalizar el libro justo después de constituir la comunidad.