Gestión de comunidades de propietarios: qué incluye y precio

Alguien tiene que cobrar las cuotas, pagar la luz del portal, llamar al técnico cuando se para el ascensor, convocar la junta y presentar los impuestos. Eso es la gestión de una comunidad de propietarios. La puede hacer un administrador de fincas, un gestor sin colegiar o el propio presidente, y cada opción tiene un coste y un riesgo distintos. Aquí tienes qué incluye, quién puede hacerla, cuánto cuesta en 2026 y qué mirar antes de firmar.

En corto: gestionar una comunidad es llevar su economía, sus juntas y actas, el mantenimiento del edificio, los morosos y las obligaciones fiscales. La ley no obliga a contratar a nadie: si no hay administrador, lo hace el presidente. En los presupuestos que hemos recibido este año, un administrador cobra una mediana de 6,40 € por vivienda al mes sin IVA, y bastante más en edificios pequeños. Lo que más cambia entre presupuestos no es el precio, sino lo que se cobra aparte: juntas extraordinarias, juicios contra morosos y obras.

Qué es la gestión de una comunidad de propietarios

Es todo el trabajo que hace falta para que el edificio funcione y la comunidad cumpla con la ley. La Ley de Propiedad Horizontal reparte ese trabajo entre tres cargos (artículo 13):

• Presidente: representa a la comunidad, en juicio y fuera de él. Es siempre un propietario y su cargo es obligatorio.
• Secretario: redacta las actas, las firma con el presidente y custodia los libros y la documentación de la comunidad (artículo 19).
• Administrador: lleva la gestión diaria. Sus funciones están en el artículo 20: velar por el edificio y sus servicios, preparar el presupuesto, atender la conservación y las reparaciones urgentes, ejecutar los acuerdos, cobrar y pagar, y custodiar la documentación cuando actúa como secretario.

Si la junta no nombra secretario ni administrador, sus funciones las ejerce el presidente. Por eso en las comunidades pequeñas es habitual que el presidente lo haga todo. Cuando se habla de «empresa de gestión de comunidades» o «gestor de comunidades», casi siempre es alguien a quien la junta nombra administrador y que, además, hace de secretario.

Qué incluye: las cinco áreas de la gestión

Una gestión completa, lo que algunos despachos llaman gestión integral, cubre cinco áreas.

1. Gestión económica. Preparar el presupuesto anual y la liquidación del año anterior para la junta, emitir y cobrar los recibos, pagar a los proveedores, llevar la contabilidad y el fondo de reserva (como mínimo, el 10 % del último presupuesto ordinario) y enseñar las cuentas cuando un propietario las pide.

2. Gestión administrativa. Convocar las juntas ordinarias y extraordinarias, redactar las actas, cerrarlas en el plazo de diez días que marca el artículo 19, enviarlas, custodiar el libro de actas y la documentación, y cumplir la protección de datos de los vecinos.

3. Gestión técnica. Organizar el mantenimiento (ascensor, limpieza, jardín, piscina, puertas de garaje), pedir presupuestos, coordinar las averías urgentes, tramitar los siniestros con el seguro y seguir las inspecciones obligatorias, como la ITE.

4. Gestión jurídica. Reclamar a los morosos, primero por carta y después por el procedimiento monitorio, asesorar a la junta sobre mayorías y acuerdos y requerir a quien hace obras o actividades no autorizadas.

5. Gestión fiscal y laboral. La comunidad tiene un NIF propio y obligaciones con Hacienda. Debe retener el IRPF cuando paga a profesionales o a trabajadores (artículo 76 del Reglamento del IRPF), presentar los modelos 111 y 190 y, si supera 3.005,06 € al año con un proveedor, el 347. Si tiene portero o personal de limpieza propio, también nóminas y Seguridad Social. Los detalles están en los modelos tributarios de la comunidad.

Qué incluyen de verdad los presupuestos

Qué entra en la cuota depende de cada contrato. Para no quedarnos en lo teórico, hemos revisado los 63 presupuestos de administración que nos han enviado 17 despachos de 9 provincias entre junio y octubre de 2026, al pedir presupuesto para comunidades. Esto es lo que incluyen:

Dos cosas se ven enseguida. Lo básico (cuentas, junta ordinaria, averías) lo incluyen todos. Las diferencias de verdad están en las juntas extraordinarias y en qué pasa cuando hay que ir al juzgado contra un moroso.

Tres formas de gestionar tu comunidad

Administrador colegiado. Es la opción más habitual en comunidades de cierto tamaño. La colegiación le exige formación y normas deontológicas, y te da un colegio ante el que reclamar. Si la ley exige o no estar colegiado para administrar comunidades es una cuestión discutida: los colegios sostienen que sí y la CNMC ha recomendado eliminar esa exigencia. Lo explicamos en ¿es obligatorio tener administrador de fincas?.

Gestor o empresa sin colegiar. La LPH permite nombrar administrador a una persona física con cualificación profesional suficiente y legalmente reconocida, o a una sociedad en los términos que marque la ley (artículo 13.6). Si eliges esta vía, pide por escrito su titulación, un seguro de responsabilidad civil en vigor y un contrato con los servicios detallados. Sin colegio detrás, el contrato es tu única garantía.

Autogestión. El presidente asume las funciones de secretario y administrador, a menudo con ayuda de una aplicación o de una hoja de cálculo. Funciona en edificios de pocas viviendas con vecinos implicados. El riesgo está en lo legal: una junta mal convocada se puede impugnar, un acta fuera de plazo da problemas y no practicar las retenciones del IRPF acaba en un requerimiento de Hacienda. Si os lo planteáis, lee antes el manual del presidente.

Cuánto cuesta la gestión de una comunidad en 2026

Los honorarios se fijan casi siempre por vivienda y mes. En los 60 presupuestos de esa misma muestra en los que consta el número de viviendas, el precio sin IVA queda así:

Lo más llamativo es la diferencia para un mismo edificio. Para una comunidad de 8 viviendas en Madrid hubo ofertas de 56, 70, 80 y 120 € al mes. Para una de 20 viviendas con portero, de 140 a 320 €. Por eso compensa pedir varios presupuestos, y compararlos por lo que incluyen, no solo por la cifra.

Son presupuestos reales, pero de una muestra concentrada en Madrid, Granada y Gran Canaria, no una estadística nacional. En las grandes ciudades el precio sube, y también con piscina, portero o mucha morosidad. Tienes el desglose por ciudades en cuánto cobra un administrador de fincas, y puedes estimar el de tu comunidad con la calculadora de precio del administrador.

Qué revisar en el presupuesto y en el contrato

Para comparar despachos de verdad, pide a todos el presupuesto con el mismo detalle y comprueba:

• Qué incluye la cuota, servicio a servicio, con la tabla de arriba como guía.
• Cuántas juntas extraordinarias entran y cuánto cuestan las demás, y si cobran más fuera del horario de oficina: en algunos presupuestos, una junta a partir de las 17 h cuesta más.
• El IVA. Unos dan la cifra con IVA y otros sin él; en Canarias se aplica el IGIC. Compara siempre sobre la misma base.
• Cómo y cuándo reclama a los morosos, y qué cobra por cada paso.
• Plazos de respuesta para averías e incidencias, y un teléfono de urgencias.
• Acceso a las cuentas y a los documentos: extractos, facturas y actas en línea, o al menos un informe periódico.
• Duración, preaviso y subidas. Los cargos se nombran por un año salvo que los estatutos digan otra cosa (artículo 13.7). Evita las permanencias largas y las penalizaciones por resolver. Mira también cómo puede subir el precio: por el IPC, por «mayor dedicación» o cargando aparte los envíos.
• Protección de datos. El administrador trata datos de los vecinos por encargo de la comunidad, y el contrato debe recoger ese encargo de tratamiento (artículo 28 del Reglamento General de Protección de Datos).
• Colegiación o, si no la hay, titulación y seguro de responsabilidad civil, con copia de la póliza.

Si quieres ir más allá del precio, tienes una guía para comparar administradores de fincas y un test para saber si el tuyo es bueno.

Cómo cambiar quién gestiona tu comunidad

La junta puede cesar al administrador antes de que acabe su año, en una junta extraordinaria convocada para eso (artículo 13.7). El acuerdo se adopta con la mayoría del artículo 17.7: la mayoría de los propietarios que represente la mayoría de las cuotas o, en segunda convocatoria, la mayoría de los asistentes que represente más de la mitad de las cuotas presentes. En la misma junta se nombra al sustituto o se decide que el presidente asuma la gestión.

Después, el administrador saliente debe entregar toda la documentación: libros de actas, cuentas, contratos, pólizas y claves bancarias. Lo tienes paso a paso en cómo cambiar de administrador de fincas y en qué documentación debe entregar el administrador cesado.

Fuentes oficiales (BOE):

• Ley 49/1960, de Propiedad Horizontal, artículos 9, 13, 17, 19 y 20.
• Real Decreto 439/2007, Reglamento del IRPF, artículo 76 (obligados a retener).
• Reglamento (UE) 2016/679, General de Protección de Datos, artículo 28 (encargado del tratamiento).

Preguntas frecuentes

¿Qué hace un gestor de comunidades de propietarios?

Lleva el día a día de la comunidad: prepara el presupuesto, cobra las cuotas y paga a los proveedores, convoca las juntas y redacta las actas, se ocupa del mantenimiento y de las averías urgentes, reclama a los morosos y presenta los modelos fiscales. La Ley de Propiedad Horizontal llama a esta figura administrador y fija sus funciones en el artículo 20.

¿Gestor de comunidades y administrador de fincas son lo mismo?

En la práctica hacen el mismo trabajo, pero no siempre es la misma persona. El administrador de fincas colegiado pertenece a un colegio profesional, que le exige formación, normas deontológicas y le da un canal de reclamación. «Gestor de comunidades» es un nombre comercial que puede usar cualquiera, colegiado o no.

¿Es obligatorio contratar a alguien para gestionar la comunidad?

No. Si la junta no nombra administrador, sus funciones las ejerce el presidente (artículo 13.5 de la LPH). Muchas comunidades pequeñas se autogestionan. Si se contrata a alguien que no es propietario, la ley pide que tenga una cualificación profesional suficiente y legalmente reconocida (artículo 13.6).

¿Cuánto cobra un gestor de comunidades?

En los 60 presupuestos de administración que hemos recibido en 2026, la mitad estaba entre 5 y 8,60 € por vivienda al mes, sin IVA, con una mediana de 6,40 €. En edificios de 10 viviendas o menos sube a unos 9 €, porque muchos despachos tienen una cuota mínima de 55 a 80 € al mes. Las juntas extraordinarias de más y la reclamación judicial de deudas suelen cobrarse aparte.

¿Qué programa puedo usar para gestionar mi comunidad sin administrador?

Hay aplicaciones pensadas para comunidades que llevan las cuotas, los recibos, las incidencias y los avisos a los vecinos, y una hoja de cálculo sirve en comunidades pequeñas. Lo que ningún programa hace por ti es lo legal: convocar bien las juntas, cerrar las actas en plazo, presentar los modelos fiscales y practicar las retenciones.