Mi administrador no contesta ni envía las actas: qué puedes exigirle y cómo

Pregunta real de una presidenta: "Nuestro administrador rara vez nos atiende, siempre está de viaje. Le hemos pedido el acta por tercera vez y dice que tienen que ser los vecinos quienes le llamen. ¿Esto es normal? ¿Qué podemos hacer?"

No es normal. Y no, no tienen que ser los vecinos quienes le llamen: eres tú, como presidenta, quien tiene el derecho y la obligación de reclamar el acta. Lo que describes son incumplimientos concretos con solución legal.

Las obligaciones del administrador que está incumpliendo

1. Enviar el acta en 10 días

El Art. 19 LPH es claro: el acta debe remitirse a todos los propietarios en el plazo de 10 días naturales desde la celebración de la junta. No hay excusa válida para retrasarlo.

Si llevas tres solicitudes y no la has recibido, hay un incumplimiento objetivo y documentado.

2. Atender al presidente

El presidente es el representante legal de la comunidad (Art. 13.3 LPH) y el interlocutor natural del administrador. Negarse a atenderle o derivar sus consultas a los vecinos individuales no tiene ninguna base legal ni deontológica.

3. Gestionar incidencias en tiempo razonable

El administrador debe atender las incidencias de la comunidad con diligencia. "Estoy de viaje" no es una respuesta válida para una gestión urgente.

Cómo escalarlo paso a paso

Paso 1 — Ponlo por escrito y con plazo

Deja de hacer las reclamaciones verbalmente o por teléfono. Escríbele por email (o carta) con estas tres cosas:

• Qué incumplimiento concreto ha habido (el acta, la incidencia X, la consulta Y)
• Un plazo razonable para resolverlo (5-7 días hábiles)
• Mención de que si no se resuelve escalarás la queja

Esto crea un rastro documental que necesitarás si decides cesarlo.

Paso 2 — Denuncia al Colegio si está colegiado

Si el administrador está colegiado, presenta una queja formal ante el Colegio de Administradores de tu provincia. El Colegio puede:

• Abrir un expediente disciplinario
• Requerir al administrador para que cumpla sus obligaciones
• Sancionar el incumplimiento

No tiene coste para vosotros y suele ser efectivo.

Paso 3 — Convoca junta extraordinaria para el cese

Si el patrón de incumplimientos persiste, convoca una Junta Extraordinaria con un punto explícito en el orden del día: "Cese del administrador actual y nombramiento de nuevo administrador".

El cese se aprueba por mayoría simple de los asistentes en segunda convocatoria (Art. 17.7 LPH). Si el cese es por incumplimientos documentados, la comunidad no está obligada a pagar indemnización por los meses restantes de contrato.

El argumento del acta: clave para el cese sin indemnización

La jurisprudencia reconoce que la no entrega del acta en plazo, cuando es reiterada y documentada, puede constituir un incumplimiento grave que justifica el cese anticipado sin obligación de pagar los meses restantes del contrato.

Por eso es fundamental que hayas solicitado el acta por escrito al menos una vez. Si lo hiciste verbalmente las tres veces, hazlo ahora por email antes de avanzar.

Lo que no debes hacer

• Retener las cuotas de la comunidad como forma de presión: os puede generar problemas a vosotros.
• Actuar sin acuerdo de junta: el cese del administrador requiere votación, no puede decidirlo el presidente solo.
• Esperar demasiado: cada mes que pasa sin documentación actualizada es un problema que se acumula.

Señales de que es momento de cambiar

• Lleva más de 15 días sin enviarte el acta de una junta celebrada
• No responde a emails o llamadas durante más de una semana sin justificación
• Las incidencias tardan semanas en resolverse sin comunicación de seguimiento
• No puedes acceder a las cuentas de la comunidad cuando las solicitas

Si reconoces dos o más de estas señales, la pregunta no es si cambiar de administrador sino cuándo.