Qué documentación debe entregar el administrador cuando lo cesáis: plazos legales y lista completa

Cuando cesáis a vuestro administrador, la pregunta que más angustia a cualquier presidente es: ¿cuándo recuperamos los papeles? La respuesta que todo el mundo da —"30 días"— es incompleta. En realidad son dos plazos: 10 días para lo que necesitáis urgente y 45 para el cierre contable completo.

Si todavía estáis en la fase de decidir si cambiáis o cómo hacerlo, leed primero cómo cesar a vuestro administrador de fincas paso a paso. Esta guía arranca donde esa termina: cuando ya tenéis el acuerdo en el acta y hay que recuperar los archivos.

El marco legal: qué dice la LPH y el Estatuto Colegial

La Ley de Propiedad Horizontal no especifica un plazo concreto para la entrega de documentación. Lo que sí establece es la obligación de rendir cuentas y entregar la documentación (Art. 20 LPH).

Los plazos concretos los fija el Estatuto del Colegio de Administradores de Fincas, que en su Art. 34.2 tipifica como infracción grave:

• Retener documentación no contable al cesar en sus funciones
• Retrasar la liquidación de cuentas más de 45 días desde el cese

Además, el Art. 14 del Estatuto obliga al administrador saliente a dar el relevo en un plazo máximo de 15 días desde que el nuevo administrador se lo comunica.

⚠️ Esto aplica a administradores colegiados. Si vuestro administrador no está colegiado, el Colegio no puede sancionarle, pero la obligación legal sigue existiendo y podéis reclamar por vía judicial.

Los dos plazos que debes conocer

El Colegio de Administradores ha establecido, por acuerdo de su comisión de criterios profesionales, dos fases diferenciadas:

Plazo 1: 10 días — Lo urgente para no paralizar la comunidad

Dentro de los 10 días desde la efectividad del cese, el administrador saliente debe entregar todo lo necesario para que la comunidad pueda seguir funcionando sin interrupciones: pagar recibos, gestionar incidencias y cumplir obligaciones periódicas.

Plazo 2: 45 días — El cierre contable completo

En el plazo máximo de 45 días, debe entregar el resto: el histórico contable, contratos, expedientes laborales, documentación fiscal y toda la documentación archivada.

Lista completa de documentación a reclamar

En los primeros 10 días (gestión diaria)

Esta documentación es imprescindible para que el nuevo administrador —o vosotros mismos— podáis operar desde el primer momento:

Propietarios y recibos

• Listado completo de propiedades: propietarios, teléfonos, direcciones y forma de pago
• Domiciliaciones bancarias detalladas (incluyendo si hay diferentes cuentas por conceptos: agua, cuota, etc.)
• Listado de las últimas cuotas emitidas, con derramas vigentes y fecha de finalización

Banca y finanzas

• Contrato de la cuenta corriente de la comunidad con el banco
• Personas con firma autorizada y carácter de la cuenta (solidaria o mancomunada)
• Talonarios y/o pagarés, con numeración y entidad bancaria

Personal de la comunidad (si la hay)

• Fotocopia de la última nómina de los empleados
• Fotocopia de los últimos seguros sociales pagados

Documentos operativos

• Tarjeta de identificación fiscal de la comunidad (NIF) y etiquetas para impuestos (111, 347…)
• Listado de proveedores habituales con teléfono de contacto
• Contrato de la póliza de seguros, próximo vencimiento y teléfono de asistencia para siniestros
• Libro de Actas en curso: ante quién está legalizado, numeración de hojas y última transcrita
• Copia de los Estatutos y del Título constitutivo (Escritura de obra nueva y división horizontal)
• Copia de la última indicación de recibos que se pagan en la finca
• Sello de la comunidad de propietarios

En los 45 días siguientes (archivo completo)

Una vez asegurada la operativa diaria, el administrador saliente debe entregar el historial completo:

Documentación legal y contractual

• Libros de Actas anteriores al que está en vigor
• Contratos de mantenimiento de elementos comunes (ascensor, piscina, jardines…)
• Contratos de suministros: agua, luz, gas, gasóleo
• Contratos de alquiler de elementos comunes, con arrendatario y fecha de vencimiento
• Contrato de tratamiento de datos (LOPD)
• Licencias de actividad y funcionamiento de las instalaciones
• Últimas revisiones o inspecciones reglamentarias (ITE, ascensores, instalaciones eléctricas…)

Personal (si hay empleados)

• Alta en la Seguridad Social y libro de visitas
• Contratos de trabajo por empleado y tipo de contrato
• Histórico de los últimos 5 años de seguros sociales (TC1 y TC2)
• Expediente completo del personal (altas, bajas, jubilaciones, adhesión a Mutua…)
• Evaluación de riesgos laborales y plan de prevención

Documentación fiscal

• Alta Censal en la Agencia Tributaria
• Histórico de liquidaciones de IRPF e IVA de los últimos 4 años

Historial de la comunidad

• Expedientes de grandes obras o renovaciones, con fecha de ejecución
• Expedientes de procedimientos judiciales, indicando si están en vigor o finalizados
• Registro de correspondencia

Documentación contable

• Soporte contable de los últimos 5 ejercicios cerrados
• Soporte contable del ejercicio o ejercicios en curso
• Liquidaciones de recibos del ejercicio en curso
• Relación detallada de recibos pendientes de pago a la fecha del cese
• Informe contable del último ejercicio aprobado, con recibos pendientes y saldos por propiedad
• Estado contable del ejercicio en curso a la fecha del cese
• Conciliación de la cuenta bancaria con el cierre contable a la fecha del cese

Qué hacer cuando el administrador entrega la documentación

Nunca recibáis la documentación sin dejar constancia escrita de lo que se os entrega y lo que falta. Para eso existe el acta de entrega, que debe firmar el administrador saliente.

💡 Descarga el Modelo de Acta de Entrega de Documentación — incluye un checklist completo con estado por documento y espacio para documentación pendiente.

Este documento es clave porque:

• El administrador saliente queda exonerado de responsabilidad sobre lo entregado
• Vosotros tenéis prueba de qué falta y podéis reclamarlo
• Sirve de base para cualquier acción posterior si no entrega todo lo comprometido

Qué hacer si no entrega la documentación en plazo

Si está colegiado, presentad una queja formal ante el Colegio de Administradores de vuestra provincia. El Art. 34.2 del Estatuto tipifica la retención de documentación como infracción grave, con consecuencias disciplinarias para el administrador.

En cualquier caso, con la carta de cese enviada por burofax tenéis la prueba fehaciente del requerimiento. Si el plazo vence sin entrega, podéis:

1. Requerimiento notarial: Un notario le envía un segundo requerimiento. Suele desbloquear la situación.
2. Acción judicial: Reclamación de documentación ante el juzgado. Con el burofax y el acta de entrega parcial, tenéis toda la prueba necesaria.

Preguntas frecuentes

¿Puede el administrador cobrar por preparar y entregar la documentación? No. Es una obligación derivada de su cargo, no un servicio adicional. Si intenta facturarlo, podéis negaos y denunciarlo al colegio si está colegiado.

¿Puede retener documentación si tenemos facturas pendientes con él? No. Su obligación de entregar la documentación es independiente de cualquier disputa económica. Puede reclamar sus honorarios por vía civil, pero no puede condicionar la entrega de los archivos de la comunidad a ese pago.

¿Qué pasa si el administrador saliente no está colegiado? La obligación legal de entrega sigue existiendo (Art. 20 LPH), pero no podéis recurrir al Colegio para presionarle. La vía es directamente judicial o el requerimiento notarial.

¿El nuevo administrador puede ayudarnos con todo esto? Sí, y es lo más recomendable. Un buen administrador entrante gestiona el traspaso directamente con el saliente, recoge la documentación y os da un informe del estado real de las cuentas al tomar posesión.