¿Tu administrador de fincas es bueno? Test de 15 puntos para saberlo

La mayoría de presidentes de comunidad solo evalúan a su administrador cuando algo sale muy mal. Para entonces, el daño ya está hecho. Este test de 15 puntos te permite hacer una auditoría objetiva en 10 minutos — y saber con un número si tu administrador cumple, pasa raspando o hay que empezar a buscar alternativas.

Cómo usar este test: Para cada pregunta, anota 2 puntos si la respuesta es claramente sí, 1 punto si es "más o menos" y 0 si la respuesta es no. Al final suma tu puntuación y consulta el resultado.

Bloque 1 — Comunicación y disponibilidad

1. ¿Responde en menos de 24 horas laborables?

No hablamos de emergencias (para eso hay otro punto). Hablamos del día a día: una duda sobre una factura, una consulta sobre una obra menor, un aviso de vecino.

Un administrador profesional tiene sistemas para no dejar correos sin responder. Si habitualmente tardas más de un día laboral en recibir respuesta — o tienes que llamar para que respondan el email — el servicio es deficiente.

Pregunta: En los últimos 3 meses, ¿has recibido respuesta en menos de 24 horas laborables de forma consistente?

2. ¿Existe un canal claro para emergencias?

Una tubería que revienta un sábado por la noche no puede esperar al lunes. La Ley de Propiedad Horizontal no obliga a los administradores a tener teléfono de emergencias, pero cualquier despacho profesional lo tiene.

Lo mínimo exigible: un teléfono de guardia operativo fuera del horario de oficina para incidencias que afecten a elementos comunes (inundaciones, cortes de luz en zonas comunes, ascensor bloqueado con personas dentro).

Pregunta: ¿Sabes exactamente a qué número llamar un domingo si hay una avería urgente en tu edificio?

3. ¿Las actas de las juntas llegan en plazo?

El plazo estándar para remitir el acta de una Junta es de 10 días hábiles desde su celebración. Muchos estatutos son más exigentes. Si el acta de la última Junta tardó más, o si contiene errores en los acuerdos adoptados que nadie ha corregido, hay un problema de rigor administrativo.

Pregunta: El acta de la última Junta celebrada, ¿llegó en menos de 10 días hábiles y sin errores relevantes?

4. ¿Te informa proactivamente, o solo reacciona?

La diferencia entre un administrador bueno y uno mediocre no está en cómo gestiona las crisis: está en si te avisa antes de que se conviertan en crisis.

Un buen profesional te manda un correo cuando detecta que el ITV del ascensor vence en 30 días, que la póliza del seguro tiene una cobertura insuficiente o que hay un vecino que acumula tres meses de impago. No espera a que le preguntes.

Pregunta: En el último año, ¿tu administrador te ha alertado de algún problema antes de que tuvieras que preguntarle?

Bloque 2 — Gestión económica y transparencia

5. ¿Puedes ver las cuentas de la comunidad en cualquier momento?

En 2026, no hay excusa para que un propietario o un presidente tenga que "pedir cita para ver las facturas". La transparencia económica es un derecho de la comunidad, no un favor del administrador.

Lo exigible: acceso a un portal web o aplicación donde puedas ver los movimientos de la cuenta de la comunidad, las facturas pagadas y el estado de la morosidad en tiempo real.

Pregunta: ¿Tienes acceso a las cuentas de la comunidad sin necesidad de pedírselas al administrador?

6. ¿Las liquidaciones son claras y periódicas?

Más allá del acceso online, un administrador debe enviarte un resumen de la situación económica de la comunidad de forma periódica — como mínimo, trimestral. No un PDF con 200 líneas de contabilidad sin explicar: un resumen claro de ingresos, gastos, saldo y previsión.

Pregunta: ¿Recibes un resumen económico comprensible al menos cada trimestre?

7. ¿Sabes exactamente qué está incluido en sus honorarios?

Las sorpresas en la factura del administrador son una de las principales causas de conflicto. Hay despachos que cobran el servicio básico y luego facturan por separado cada carta de reclamación de morosos, cada llamada a un proveedor, cada certificado que necesitas para una venta.

Un buen administrador tiene un contrato claro donde está especificado qué está incluido y qué tiene coste adicional.

Pregunta: ¿Tienes claro, sin margen de duda, qué gestiones están incluidas en los honorarios mensuales y cuáles no?

8. ¿Pide siempre varios presupuestos para obras relevantes?

El conflicto de intereses más frecuente en la administración de fincas es el acuerdo no declarado con proveedores. El administrador recomienda siempre el mismo fontanero, el mismo pintor, el mismo electricista — y a veces no es por calidad.

La buena práctica (y en obras de cierta envergadura, la obligación) es pedir al menos tres presupuestos comparables antes de adjudicar cualquier trabajo relevante.

Pregunta: En la última obra o reparación importante, ¿el administrador presentó al menos tres presupuestos diferentes para que la comunidad eligiera?

Bloque 3 — Gestión de la morosidad

9. ¿Tiene un protocolo claro para morosos?

La morosidad es el problema número uno de las comunidades de propietarios en España. Un administrador sin protocolo es un administrador que deja crecer la deuda hasta que se hace imposible de cobrar.

El protocolo mínimo exigible: aviso al mes de impago, burofax a los 3 meses, propuesta de liquidación de deuda en la siguiente Junta y demanda monitoria si no se regulariza. Sin protocolo escrito y comunicado, el riesgo lo asume la comunidad.

Pregunta: ¿Sabes exactamente qué pasos sigue tu administrador cuando un vecino deja de pagar, y en qué plazos?

10. ¿El estado de la morosidad se informa en cada Junta?

Los propietarios tienen derecho a saber quién debe dinero a la comunidad y cuánto. No los nombres (la LOPD tiene sus matices), pero sí el volumen total de deuda y el estado de los procedimientos en curso.

Si en la última Junta no hubo ningún punto sobre morosidad, o si el administrador respondió con vaguedades, es una señal preocupante.

Pregunta: En la última Junta ordinaria, ¿se informó del estado de la morosidad con datos concretos?

Bloque 4 — Cumplimiento legal y rigor técnico

11. ¿Está colegiado en el Colegio de Administradores de Fincas?

La colegiación no es obligatoria por ley, pero es el estándar mínimo de garantía. Un administrador colegiado tiene seguro de responsabilidad civil, formación continua obligatoria y está sometido a un régimen disciplinario. Si comete una negligencia grave, tienes a dónde recurrir.

Un administrador no colegiado puede ser perfectamente competente, pero asumes un riesgo mayor si algo sale mal.

Pregunta: ¿Tu administrador está colegiado y puedes verificarlo en la web del colegio territorial?

12. ¿La comunidad tiene cuenta bancaria propia a su nombre?

Es uno de los requisitos que establece el Art. 20 de la Ley de Propiedad Horizontal. La cuenta corriente debe estar a nombre de la comunidad, no del despacho. Si el administrador usa una "cuenta global" para varias comunidades, los fondos de tu edificio no están protegidos ante una quiebra o un problema legal del despacho.

Pregunta: ¿La cuenta bancaria de tu comunidad está a nombre de la propia comunidad de propietarios?

13. ¿Tiene al día los contratos de mantenimiento obligatorios?

Ascensor (ITV periódica), instalaciones de gas, extintores, pararrayos, grupo de presión... Cada edificio tiene sus obligaciones técnicas específicas según la antigüedad y los elementos que tenga. El administrador es responsable de mantener esos contratos al día y de avisarte cuando vencen.

Un edificio con el ITV del ascensor caducado, por ejemplo, tiene la responsabilidad civil del administrador y del presidente directamente expuesta ante un accidente.

Pregunta: ¿Sabes que todos los contratos de mantenimiento obligatorios de tu edificio están en vigor y al día?

Bloque 5 — Capacidad y adecuación

14. ¿Cuántas comunidades gestiona su despacho?

Este dato nadie lo pregunta y es uno de los más importantes. Un administrador que lleva 200 comunidades solo no puede dar buen servicio a ninguna. La capacidad de atención tiene un límite físico.

Como referencia: un despacho profesional con equipo puede gestionar con calidad entre 50 y 80 comunidades por persona dedicada. Si tu administrador trabaja solo y lleva más de 60 comunidades, las matemáticas no dan.

Pregunta: ¿Sabes cuántas comunidades gestiona tu administrador y si ese número es razonable para el tamaño de su equipo?

15. ¿Ha gestionado alguna vez un problema similar al que tiene tu edificio?

No todas las comunidades son iguales. Una comunidad con piscina y jardín tiene necesidades muy distintas a un edificio de ciudad sin zonas comunes. Una finca con ITE desfavorable necesita un administrador con experiencia en rehabilitación y trato con técnicos. Un edificio con alta morosidad necesita a alguien con músculo legal.

Pregunta: ¿Tu administrador tiene experiencia demostrable en la tipología de problemas que tiene o puede tener tu comunidad?

Tu resultado

Suma los puntos de las 15 preguntas (máximo 30 puntos):

25-30 puntos — Administrador excelente

Tu administrador cumple con creces. Es profesional, transparente y proactivo. El riesgo ahora es la complacencia: no dejes de evaluarlo anualmente y de comparar con el mercado para asegurarte de que el precio sigue siendo competitivo.

18-24 puntos — Aprueba, pero hay margen de mejora

El servicio es aceptable pero hay puntos débiles concretos que vale la pena hablar directamente con el administrador. Identifica en cuáles has puntuado 0 o 1 y plantéaselos en la próxima reunión. Si en 6 meses no hay mejora, es el momento de empezar a pedir presupuestos alternativos.

10-17 puntos — Servicio deficiente

Hay problemas sistémicos, no puntuales. Antes de tomar ninguna decisión, documenta los incumplimientos más graves (guarda correos, fechas, hechos concretos) y valora si merece una conversación directa o si directamente convocas una Junta para debatir el cambio. A este nivel, la mayoría de comunidades acaban cambiando de administrador.

Menos de 10 puntos — Cambio urgente

No hay muchas vueltas que darle. La comunidad está siendo mal gestionada y cada mes que pasa el daño acumulado es mayor. El procedimiento para cesar al administrador y nombrar uno nuevo es sencillo — solo requiere mayoría simple en Junta. Lo antes posible.

Si has decidido que hay que cambiar

El proceso tiene cuatro pasos: convocar Junta (ordinaria o extraordinaria), incluir el cese en el Orden del Día, aprobarlo por mayoría simple y notificar al saliente. El nuevo administrador se encarga del traspaso de documentación.

Lo más importante: elige al sustituto antes de convocar la Junta, no después. Ir a la reunión con una alternativa concreta y un precio cerrado hace el proceso mucho más sencillo.

Preguntas frecuentes

¿Con qué frecuencia debería evaluar a mi administrador?

Una vez al año es razonable, coincidiendo con la Junta ordinaria anual. Es el momento natural para revisar si el servicio justifica los honorarios y si hay aspectos a mejorar para el siguiente ejercicio.

¿Tengo que decirle al administrador que le estoy evaluando?

No es necesario, pero tampoco es un problema hacerlo. Un administrador profesional no debería tener nada que objetar a que la comunidad evalúe su servicio de forma sistemática. Si reacciona con incomodidad ante la idea de ser evaluado, eso ya es información.

¿Qué hago si hay puntos que desconozco?

Los puntos que no sabes responder son en sí mismos una señal. Si no sabes si tu comunidad tiene cuenta propia, si no sabes si el administrador está colegiado o si no sabes cuántas comunidades lleva, es porque el administrador no ha sido transparente con esa información — o porque no se la has pedido. En cualquier caso, pídela ahora.

¿Puede el administrador negarse a darme información sobre su número de colegiado o las comunidades que gestiona?

Cualquier administrador colegiado tiene número público y verificable. Negarse a facilitarlo es ya una señal de alarma. Sobre el número de comunidades que gestiona, no está obligado a dártelo, pero un profesional que no tiene nada que esconder no tendrá problema en compartirlo.

¿Cuánto tiempo lleva cambiar de administrador si decido hacerlo?

Entre la convocatoria de Junta y que el nuevo administrador esté operativo, entre 3 y 6 semanas en condiciones normales. El cuello de botella suele ser el traspaso de documentación por parte del saliente. Si tienes prisa, un administrador nuevo que merezca la pena te guiará en todo el proceso sin coste adicional.