Certificado digital de la comunidad de propietarios (FNMT)
En resumen
Lo más importante
Muchas comunidades descubren que necesitan un certificado digital el día que tienen que presentar un modelo a Hacienda o cuando les llega una carta por una notificación electrónica que nadie leyó. El certificado de la comunidad es gratuito, se pide en la FNMT y el trámite es sencillo si llevas los papeles correctos. Te explicamos cuál es, quién lo pide, qué documentos aceptan y quién debería guardarlo.
En corto: la comunidad está obligada a relacionarse con la Administración por internet (artículo 14.2.b de la Ley 39/2015) y Hacienda le notifica por vía electrónica. El certificado que le corresponde es el de representante de entidad sin personalidad jurídica de la FNMT. Es gratis, dura dos años y se pide en tres pasos: solicitud por internet, visita a una oficina de acreditación (en la AEAT, con cita previa) y descarga. Lo puede pedir el presidente con el acta de su nombramiento, o el administrador si la junta le autoriza.
Por qué tu comunidad lo necesita
La Ley 39/2015, del procedimiento administrativo común, obliga a las entidades sin personalidad jurídica a relacionarse con las administraciones por medios electrónicos (artículo 14.2.b). Una comunidad de propietarios es exactamente eso: tiene NIF propio, que empieza por H, pero no tiene personalidad jurídica.
En la práctica, eso se nota sobre todo con Hacienda:
- Notificaciones. La Agencia Tributaria incluye expresamente a las comunidades de propietarios entre los obligados a recibir sus notificaciones por vía electrónica, y el alta es automática: no hace falta pedirla ni te avisan. Las notificaciones se consultan en la sede de la AEAT o en la Dirección Electrónica Habilitada única (DEHú).
- Declaraciones. Si la comunidad paga a profesionales o tiene empleados, retiene IRPF y presenta los modelos 111 y 190. Si supera los 3.005,06 euros con algún proveedor en el año, puede tener que presentar el 347. Lo tienes todo en los modelos tributarios de la comunidad. Para presentarlos por internet hace falta firma electrónica.
- Otros trámites. Pedir una subvención para rehabilitar el edificio, presentar un escrito en el ayuntamiento o responder a un requerimiento también se hace por vía electrónica.
Lo que pasa si nadie mira. Cuando la notificación electrónica es obligatoria, se entiende rechazada a los diez días naturales de ponerla a disposición si nadie accede a ella (artículo 43.2 de la Ley 39/2015). Desde ese momento el procedimiento sigue y los plazos corren, aunque nadie en la comunidad sepa que existía. Así es como una sanción por un modelo sin presentar puede acabar en un embargo de la cuenta de la comunidad.
Qué certificado es y cuánto cuesta
La FNMT emite tres certificados de representante, según la letra del NIF de la entidad. A las comunidades de propietarios (NIF con H) les corresponde el certificado de representante de entidad sin personalidad jurídica.
| Dato | Lo que dice la FNMT |
|---|---|
| Quién lo puede pedir | Entidades con NIF que empieza por H, entre otras letras |
| Precio | 0 euros |
| Validez | 2 años |
| Renovación | No se renueva: al caducar se pide uno nuevo |
| Acreditación | Presencial, en una oficina de acreditación |
El certificado identifica a la comunidad y a la persona que la representa. Lo que se firma con él, lo firma la comunidad.
Quién lo puede pedir y qué documentos llevar
La FNMT publica una guía específica para comunidades con NIF H (documentación para entidades con NIF H). Distingue tres casos.
El presidente. Es el representante legal de la comunidad (artículo 13.3 LPH), así que puede pedirlo directamente. Tiene que acreditar su nombramiento con uno de estos documentos:
- El libro de actas original, donde conste el acuerdo que le nombró presidente.
- Una copia del acta o una certificación de los acuerdos de la junta en la que fue nombrado, con las firmas legitimadas ante notario. Si el acta trata otros asuntos, basta un certificado del acuerdo de elección, también con firmas legitimadas.
El administrador. Si es colegiado, la FNMT acepta:
- Un poder notarial, otorgado por la junta o por el presidente, con una cláusula especial para pedir y usar el certificado.
- El libro de actas con un acuerdo expreso de la junta que le nombre apoderado para solicitar, obtener y usar el certificado de la comunidad. El acta tiene que decir que el acuerdo es firme, que se adoptó con las mayorías de la ley y que no está recurrido, e incluir su número de colegiado y su colegio.
Si el administrador no es colegiado, puede hacerlo con los mismos documentos y, además, tiene que acreditar su capacitación: certificado de una asociación de administradores de fincas, título oficial (grado, diplomatura, licenciatura o FP de grado superior) o certificado de competencias profesionales. Si el administrador es una sociedad, también tiene que acreditar que existe y quién la representa.
Un vecino que no es presidente. Necesita un acuerdo de la junta, en el libro de actas, que le autorice expresamente a solicitar, obtener y usar el certificado de la comunidad, con las mismas menciones: acuerdo firme, mayorías de la ley y sin recurso.
Sobre la comunidad. En principio hay que aportar documentos que acrediten su constitución (título constitutivo, estatutos o actas). Pero si acreditas tu identidad en una oficina de la Agencia Tributaria, la FNMT indica que esa documentación no hace falta.
La mayoría que pide la FNMT para el acuerdo es la del artículo 17.7 LPH: en primera convocatoria, la mayoría del total de propietarios que represente la mayoría de las cuotas; en segunda, la mayoría de los asistentes, siempre que represente más de la mitad de las cuotas presentes. Lo práctico es meter el punto en la próxima junta ordinaria, junto a la renovación de cargos.
Cómo se pide, paso a paso
- Configuración previa. En la sede de la FNMT, apartado «Certificado de representante», «Entidad sin personalidad jurídica», instala el programa que te indican en el ordenador desde el que lo vas a descargar.
- Solicitud por internet. Rellenas el formulario con el NIF de la comunidad y tus datos. Recibes por correo un código de solicitud.
- Acreditación de identidad. Vas en persona a una oficina de acreditación con el código, tu DNI y los documentos del apartado anterior. En las oficinas de la Agencia Tributaria hace falta cita previa. Si no puedes ir tú, puede ir otra persona, pero entonces la FNMT exige que tu firma en el contrato esté legitimada ante notario.
- Descarga. Aproximadamente una hora después de acreditarte, descargas el certificado con el mismo código, en el mismo ordenador donde hiciste la solicitud. Haz enseguida una copia de seguridad con contraseña.
Fíjate en el último paso: el certificado solo se puede descargar en el equipo desde el que se pidió. Si el presidente lo pide en su casa, el certificado queda en su ordenador. Decide antes de empezar quién lo va a usar.
Quién debería tenerlo: presidente o administrador
Si la comunidad tiene administrador, lo habitual es que sea él quien presente los modelos y lea las notificaciones. Hay dos formas de organizarlo:
| Opción | Cómo funciona | A tener en cuenta |
|---|---|---|
| Certificado de la comunidad a nombre del administrador | La junta le autoriza a pedirlo y usarlo; actúa con el certificado de la comunidad | Si cambiáis de administrador, hay que revocarlo y pedir otro |
| Certificado a nombre del presidente y apoderamiento al administrador | El presidente pide el certificado y, con él, apodera al administrador en el Registro de apoderamientos de la AEAT | El administrador trabaja con su propio certificado; la comunidad conserva el suyo |
La segunda opción da más control a la comunidad. La Agencia Tributaria permite apoderar a otra persona para recibir las notificaciones (trámite GENERALNOT) o para todos los trámites tributarios. El poder se da por internet con el certificado de la comunidad, en persona en una oficina de la AEAT o con un documento notarial, y el administrador tiene que confirmarlo. Muchos administradores, además, presentan los modelos como colaboradores sociales de la AEAT, con su propio certificado.
Sea cual sea la opción, la comunidad debería saber siempre quién tiene el certificado y en qué ordenador está, y que conste en el acta.
Cuándo hay que pedir uno nuevo
- Cuando caduca, a los dos años. La FNMT no lo renueva: se repite todo el proceso. Apúntalo en el calendario de la comunidad.
- Cuando cambia el representante. Las condiciones de la FNMT obligan a dejar de usarlo y pedir su revocación cuando cambian los datos del representante. Si cambiáis de presidente y el certificado estaba a su nombre, hay que revocarlo y pedir otro. Lo vemos en cómo cambiar de presidente de la comunidad.
- Cuando cambiáis de administrador y el certificado estaba a su nombre. Que la revocación y la entrega de las claves de la sede formen parte del traspaso, igual que los libros y la cuenta del banco: lo tienes en el checklist para cambiar de administrador.
- Si se pierde o alguien lo puede estar usando sin permiso, hay que revocarlo cuanto antes.
Ten en cuenta que antes del certificado va el NIF. Si tu comunidad todavía no lo tiene, empieza por cómo pedir el NIF de la comunidad.
Mete el punto en la próxima junta
Para que la FNMT acepte la autorización, el acuerdo tiene que estar en el acta. Prepara el orden del día con un punto para autorizar al presidente o al administrador a pedir y usar el certificado digital de la comunidad.
Preparar el orden del día →
Fuentes oficiales:
- Ley 39/2015, del Procedimiento Administrativo Común, artículos 14 y 43.
- Ley 49/1960, de Propiedad Horizontal, artículos 13 y 17.
- FNMT: certificado de representante de entidad sin personalidad jurídica y documentación para entidades con NIF H.
- Agencia Tributaria: acceso a la DEHú mediante apoderamiento.
Preguntas frecuentes
¿Es obligatorio que la comunidad de propietarios tenga certificado digital?
Ninguna ley obliga a tener un certificado concreto, pero la comunidad está obligada a relacionarse por medios electrónicos con la Administración (artículo 14.2.b de la Ley 39/2015) y Hacienda le notifica por vía electrónica. Para presentar sus modelos y leer esas notificaciones necesita un certificado propio o alguien apoderado que use el suyo.
¿Cuánto cuesta el certificado digital de una comunidad de propietarios?
Nada. La FNMT no cobra el certificado de representante de entidad sin personalidad jurídica, que es el que corresponde a las comunidades (NIF que empieza por H). Lo único que puede costar algo es legitimar firmas ante notario si no llevas el libro de actas original.
¿Quién puede pedir el certificado digital de la comunidad?
El presidente, como representante legal, acreditando su nombramiento con el libro de actas o con una certificación del acta con firmas legitimadas ante notario. También el administrador o un vecino si la junta le autoriza expresamente o le da un poder notarial con la cláusula especial que pide la FNMT.
¿Cuánto dura el certificado digital de la comunidad?
Dos años. La FNMT no permite renovarlo: cuando caduca hay que pedir uno nuevo con el mismo proceso. También hay que revocarlo y pedir otro si cambia el representante que figura en él.
¿Puede la comunidad usar Cl@ve en lugar del certificado?
No. La propia Agencia Tributaria indica que Cl@ve solo vale para personas físicas. La comunidad necesita su certificado o que actúe en su nombre una persona apoderada o un colaborador social, con su propio certificado.
¿Qué pasa si nadie lee las notificaciones de Hacienda de la comunidad?
Si pasan diez días naturales desde que se pone a disposición sin que nadie la abra, la notificación se entiende rechazada (artículo 43.2 de la Ley 39/2015) y el trámite sigue adelante. Los plazos corren igual, aunque nadie la haya leído.