Qué Hace un Administrador de Fincas: Funciones y Obligaciones

Un administrador de fincas no es simplemente alguien que cobra las cuotas. La LPH le asigna un conjunto de funciones concretas: gestión económica, mantenimiento del edificio, organización de juntas y custodia de documentos. Aquí tienes exactamente qué puede exigirle tu comunidad.

Muchos presidentes de comunidad descubren qué debería hacer su administrador solo cuando algo falla. El ascensor lleva tres semanas parado, las cuentas no cuadran o el acta de la última junta nunca llegó. Para entonces ya es tarde para reclamar con claridad.

Conocer las obligaciones del administrador antes de necesitar reclamarlas cambia completamente la relación con él.

Qué es un administrador de fincas (y qué no es)

El administrador de fincas es el profesional que la comunidad de propietarios contrata para gestionar el día a día del edificio. Actúa por encargo de la junta de propietarios, a quien rinde cuentas, y su trabajo está regulado por el artículo 20 de la Ley de Propiedad Horizontal.

Lo que no es: ni el dueño del edificio, ni el que toma decisiones por su cuenta, ni el responsable de que los vecinos se lleven bien. Las decisiones importantes las toma la junta, el administrador las ejecuta.

Tampoco es lo mismo que el presidente de la comunidad, que es un propietario elegido por sus vecinos. El administrador es un profesional externo contratado (y retribuido) por la comunidad.

Las funciones del administrador según la LPH

El artículo 20 de la LPH establece las funciones que todo administrador debe cumplir, independientemente de lo que diga el contrato particular con la comunidad:

Lo que el artículo 20 LPH le exige hacer

1. Velar por el buen régimen de la casa, sus instalaciones y servicios, y hacer a los titulares las advertencias y apercibimientos que procedan.
2. Preparar el plan de gastos previsibles, proponiendo a la junta los medios necesarios para afrontar los gastos del ejercicio.
3. Atender a la conservación y mantenimiento de la casa, disponiendo las reparaciones y medidas urgentes sin necesidad de autorización previa cuando no admitan demora.
4. Ejecutar los acuerdos adoptados en materia de obras y efectuar los pagos y cobros que correspondan.
5. Actuar como secretario de la junta y custodiar a disposición de los titulares la documentación de la comunidad.
6. Todas las demás atribuciones que le confiera la junta de propietarios.

Esas "demás atribuciones" son importantes: la junta puede ampliar las funciones del administrador más allá del mínimo legal, y lo habitual es que así lo haga en el contrato de servicios.

Lo que hace un buen administrador cada mes

La ley establece el marco, pero en la práctica ¿qué significa gestionar una comunidad mes a mes? Esto es lo que debería ocurrir de forma sistemática:

Gestión económica y financiera:

• Emitir y gestionar el cobro de las cuotas mensuales de todos los propietarios
• Controlar la cuenta bancaria de la comunidad y llevar la contabilidad al día
• Reclamar a los morosos según el protocolo acordado con la comunidad (primero notificación, luego acto previo, finalmente vía judicial)
• Pagar a los proveedores en plazo: seguro, ascensor, limpieza, jardinería, suministros

Mantenimiento del edificio:

• Gestionar las incidencias y averías que comuniquen los vecinos o el propio presidente
• Solicitar y comparar presupuestos de reparación para obras no urgentes
• Coordinar a los técnicos y proveedores para las reparaciones aprobadas
• Supervisar que los contratos de mantenimiento (ascensor, extintores, instalación eléctrica) estén vigentes y se cumplan

Comunicación:

• Estar disponible para atender consultas del presidente y de los propietarios
• Informar de las incidencias relevantes sin esperar a que se pregunten
• Enviar circulares o comunicaciones a los propietarios cuando la junta lo acuerde

Un administrador que solo aparece en la junta anual no está haciendo su trabajo.

Las juntas: el papel del administrador como secretario

La organización de las juntas de propietarios es una de las tareas más visibles del administrador. Por defecto, también actúa como secretario de la junta, lo que implica:

• Redactar la convocatoria con el orden del día, los plazos legales y la forma de notificación correcta
• Asistir a la junta y gestionar el desarrollo de la reunión junto al presidente
• Redactar el acta recogiendo los acuerdos alcanzados, las votaciones y los votos en contra o abstenciones
• Enviar el acta a todos los propietarios en el plazo que establece la LPH (10 días desde la celebración)
• Custodiar el libro de actas, que debe estar disponible para cualquier propietario que lo solicite

Si el administrador tarda semanas en enviar el acta o directamente no la envía, no está cumpliendo con una obligación legal básica. Puedes leer más sobre qué hacer cuando el administrador no envía las actas.

La gestión documental: qué debe custodiar

Una función que muchas comunidades descuidan hasta que la necesitan es la custodia de documentación. El administrador debe tener disponible y en orden:

• Libro de actas con todas las juntas celebradas
• Cuentas anuales de los últimos ejercicios
• Contratos con proveedores vigentes (ascensor, seguro, limpieza, jardinería)
• Póliza del seguro de la comunidad
• Título constitutivo y estatutos de la comunidad, si existen
• Documentación técnica del edificio: certificados de inspección del ascensor, libro del edificio, informes de ITE si los hay
• Información sobre los propietarios necesaria para la gestión (sin exceder lo que permite la RGPD)

Cualquier propietario tiene derecho a solicitar consultar esta documentación. Si el administrador pone trabas o dice que "no la tiene", hay un problema.

Lo que NO es obligación del administrador

Tan importante como saber qué debe hacer es saber qué no le corresponde:

• Resolver conflictos entre vecinos. El administrador puede mediar, pero no tiene potestad para sancionar a ningún propietario ni para imponer acuerdos.
• Tomar decisiones que corresponden a la junta. Una obra de cierta envergadura, un cambio de proveedor importante o la aprobación de una derrama requieren acuerdo de junta. El administrador no puede decidirlo solo.
• Garantizar que los morosos paguen. Puede y debe iniciar el proceso de reclamación, pero no tiene más poderes que los que la ley otorga a cualquier acreedor.
• Estar disponible las 24 horas para cualquier consulta. Para urgencias reales (inundación, corte de luz), sí. Para preguntas sobre la cuota del mes, no necesariamente.
• Realizar obras sin autorización. Salvo en casos urgentes, cualquier intervención de cierta importancia necesita acuerdo previo de la junta.

Cómo saber si tu administrador cumple con su trabajo

Antes de cambiar de administrador por impulso tras un conflicto concreto, conviene hacer una valoración objetiva. Las señales claras de que algo falla:

• No responde en un plazo razonable (más de 48-72h en asuntos no urgentes)
• Las cuentas anuales no se presentan en junta o no cuadran
• El acta de las juntas tarda semanas o no llega
• Los morosos llevan meses sin ninguna actuación
• No informa de averías o incidencias del edificio hasta que el presidente pregunta
• Los contratos de mantenimiento están caducados o no sabe quiénes son los proveedores

Si tu administrador cumple con todo lo anterior de forma consistente, está haciendo su trabajo. Si falla en varios puntos de forma habitual, merece la pena usar el test para saber si tu administrador es bueno o malo y, si procede, plantearse el cambio.

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Preguntas frecuentes sobre las funciones del administrador de fincas

¿Qué funciones tiene un administrador de fincas por ley?

El artículo 20 de la LPH establece que debe velar por el buen estado del edificio, preparar el plan de gastos, atender las reparaciones urgentes, ejecutar los acuerdos de junta, gestionar cobros y pagos, actuar como secretario y custodiar la documentación. La junta puede ampliar estas funciones mediante contrato.

¿Es obligatorio que el administrador sea el secretario de la junta?

Por defecto sí, según la LPH. Pero la junta puede designar a otra persona como secretario si lo considera oportuno. En la práctica, la mayoría de administradores asumen ambos roles.

¿El administrador puede ordenar reparaciones sin avisar a la junta?

Sí, para reparaciones urgentes que no admitan demora. La LPH le autoriza a actuar y dar cuenta después. Para obras que no sean urgentes necesita acuerdo previo de la comunidad. El límite entre "urgente" y "no urgente" es una fuente frecuente de conflicto.

¿Cuánto cobra un administrador de fincas?

El precio varía según el tamaño de la comunidad y la ciudad. La horquilla habitual está entre 4 y 9 € por vecino al mes. Puedes consultar los precios reales por ciudad en nuestra guía para saber si tu comunidad paga dentro del rango normal.

¿Qué documentos debe guardar el administrador?

El libro de actas, las cuentas anuales, los contratos vigentes con proveedores, la póliza del seguro, el título constitutivo y los estatutos, y la documentación técnica del edificio. Todo ello debe estar disponible para cualquier propietario que lo solicite.