Administrador de fincas colegiado: por qué importa

«¿Está colegiado?» es una de las primeras preguntas que conviene hacer a un administrador de fincas. No porque el colegio garantice que vaya a hacerlo bien, sino porque te da formas de comprobar, de reclamar y de cobrar si algo sale mal. Te explicamos qué dice la ley, qué aporta de verdad la colegiación y qué tienes que pedir a cualquier despacho, esté colegiado o no.

En corto: una norma de 1968 exige estar colegiado para ejercer como administrador de fincas, y sigue en vigor porque la ley que debía revisar qué profesiones necesitan colegio nunca llegó. La CNMC pide suprimir esa obligación y hay despachos que trabajan sin colegiarse. Lo que da la colegiación es un registro público para comprobarla, un código deontológico con una vía de queja y, según el colegio, seguros colectivos. El seguro de responsabilidad civil es obligatorio para todos desde 2023.

¿Es obligatorio que el administrador esté colegiado?

La respuesta corta es que la norma que lo exige sigue vigente, pero está discutida.

Lo que dice la norma. El Decreto 693/1968, que creó el colegio de administradores de fincas, establece en su artículo 2 que «para ejercer legalmente la profesión de Administrador de fincas rústicas y urbanas será requisito indispensable estar colegiado». Se refiere a quien lo hace de forma habitual, con despacho abierto y cobrando. Quedan fuera quien no lo hace como profesión, quien administra por un cargo de confianza y quien lo hace por mandato judicial o de la Administración (artículo 3).

Por qué sigue en vigor. Desde 2009, la Ley de Colegios Profesionales dice que solo es obligatorio colegiarse cuando lo establezca una ley estatal (artículo 3.2 de la Ley 2/1974). Pero la misma reforma dejó en pie las obligaciones que ya existían hasta que el Gobierno aprobara una ley que dijera qué profesiones deben colegiarse (disposición transitoria cuarta de la Ley 25/2009). Esa ley no se ha aprobado, así que la obligación del Decreto de 1968 sigue ahí.

Por qué hay debate. La Ley de Propiedad Horizontal no menciona el colegio: dice que el administrador puede ser cualquier propietario o una persona «con cualificación profesional suficiente y legalmente reconocida», además de sociedades. La CNMC, en su informe de diciembre de 2024 sobre los nuevos estatutos de los colegios, volvió a recomendar que se elimine la colegiación obligatoria. Los colegios, en cambio, defienden que es obligatoria y citan una sentencia del Tribunal Supremo de noviembre de 2016 que anuló la marca de una asociación de administradores no colegiados por inducir a confusión.

En la práctica, hay despachos que trabajan sin estar colegiados, y es la junta quien decide a quién contrata. Para tu comunidad, la pregunta útil no es tanto si es legal o no, sino qué garantías tienes con uno y con otro.

Si estás en Cataluña

La Ley catalana 18/2007, del derecho a la vivienda dice que la pertenencia al colegio «habilita» para ejercer la profesión y obliga a los administradores de fincas a tener un seguro de responsabilidad civil, que pueden contratar a través del colegio o de una asociación profesional (artículo 54).

Qué te da un administrador colegiado

Puedes comprobarlo en un minuto. Todos los colegios están obligados a tener en su web un registro de colegiados actualizado, de acceso gratuito, con el nombre, el número de colegiación y la situación de habilitación de cada uno (artículo 10.2 de la Ley 2/1974). Si alguien te dice que está colegiado, lo verificas sin pedirle nada más.

Tienes dónde quejarte. Cada colegio tiene que tener un servicio de atención a consumidores que tramite y resuelva las quejas contra sus colegiados, también por internet (artículo 12). Puede archivarla, informarte sobre la vía extrajudicial o trasladarla para que se abra un expediente disciplinario. Con un administrador no colegiado esa puerta no existe: solo te queda el requerimiento formal y el juzgado, como contamos en qué hacer si un administrador no colegiado no entrega la documentación.

Está sujeto a un código deontológico. El colegiado responde ante su colegio por cómo trabaja, no solo por lo que firma en el contrato.

Suele tener seguros colectivos. Muchos colegios contratan pólizas para todos sus colegiados. Las cuantías dependen de cada colegio: el de Madrid, por ejemplo, publica un seguro de responsabilidad civil de 1.200.000 euros y una fianza colegial de 30.000 euros por siniestro y colegiado. El Decreto de 1968 ya preveía que el colegio fijara fianzas para garantizar la actividad de sus colegiados (artículo 7).

Lo que la colegiación no garantiza

• Que el servicio sea bueno. El colegio vigila la ética profesional, no la calidad del día a día ni si contesta los correos.
• El precio. Los colegios tienen prohibido fijar o recomendar honorarios (artículo 14 de la Ley 2/1974). Para saber si un presupuesto es razonable, mira cuánto cobra un administrador de fincas.
• Que te devuelvan el dinero por la vía rápida. La queja ante el colegio no sustituye a la reclamación económica: si hay daños, se reclaman al administrador y a su aseguradora.

El seguro de responsabilidad civil es obligatorio para todos

Aquí hay mucha información desfasada. Desde mayo de 2023, la ley estatal de vivienda obliga a todos los administradores de fincas que ejercen de forma habitual y retribuida a tener un seguro de responsabilidad civil, «directa o colectivamente» (disposición adicional sexta de la Ley 12/2023). La misma disposición les exige la capacitación profesional que corresponda y actuar con diligencia e independencia.

La diferencia práctica es cómo lo compruebas:

Cómo comprobar si tu administrador está colegiado

1. Pídele el número de colegiado y el colegio. Un colegiado lo da sin problema; suele aparecer en su web, en las facturas y en la firma de las actas.
2. Búscalo en el registro del colegio. En nuestro directorio de colegios de administradores de fincas tienes la web y el teléfono de los 37 colegios de España.
3. Si no aparece, pregunta al colegio. Puede haberse dado de baja, estar colegiado en otra provincia o usar otro nombre comercial.

Qué pedir a cualquier administrador antes de firmar

Esté colegiado o no, esto es lo que conviene tener por escrito antes de que la junta lo nombre:

• Certificado del seguro de responsabilidad civil, con la cuantía asegurada y la fecha de vencimiento. Si gestiona derramas grandes o una rehabilitación, comprueba que la cuantía está a la altura.
• Fianza o seguro de caución, si lo tiene. Es lo que cubre el caso más grave: que el dinero de la comunidad desaparezca.
• Cuenta bancaria a nombre de la comunidad, con su NIF, y nunca mezclada con las de otras comunidades o con la del despacho. Te lo explicamos en la cuenta bancaria de la comunidad.
• Contrato por escrito, con los servicios incluidos, el precio, lo que se cobra aparte, la duración y el preaviso para darlo de baja.
• Compromiso de entrega de la documentación al terminar el contrato. La custodia de los documentos es una de sus funciones (artículo 20 LPH), y en qué documentación debe entregar el administrador al cambiar tienes la lista.
• Número de colegiado, si dice estarlo, para comprobarlo tú.

Para el resto de la decisión, tienes cómo elegir un administrador de fincas.

Fuentes oficiales (BOE):

• Decreto 693/1968, de 1 de abril, por el que se crea el Colegio de Administradores de Fincas, artículos 2, 3 y 7.
• Ley 2/1974, de Colegios Profesionales, artículos 3, 10, 12 y 14.
• Ley 25/2009, disposición transitoria cuarta.
• Ley 12/2023, por el derecho a la vivienda, disposición adicional sexta.
• Ley 49/1960, de Propiedad Horizontal, artículos 13 y 20.
• Ley 18/2007, del derecho a la vivienda de Cataluña, artículo 54.

Preguntas frecuentes

¿Es obligatorio que un administrador de fincas esté colegiado?

El Decreto 693/1968 exige la colegiación para ejercer la profesión de forma habitual, y la Ley 25/2009 mantuvo las obligaciones de colegiación vigentes hasta que una ley nueva diga qué profesiones deben colegiarse, ley que no se ha aprobado. Por eso los colegios sostienen que es obligatoria. La CNMC pide suprimir esa exigencia y la Ley de Propiedad Horizontal solo habla de «cualificación profesional suficiente y legalmente reconocida», así que el debate sigue abierto.

¿Puede un administrador no colegiado gestionar mi comunidad?

En la práctica hay despachos que trabajan sin colegiarse, y la junta es quien decide a quién nombra. Lo que pierde la comunidad es la vía de queja ante el colegio y las garantías colectivas que este ofrezca. Por eso, colegiado o no, conviene pedirle el certificado del seguro de responsabilidad civil y un contrato por escrito.

¿Cómo sé si mi administrador de fincas está colegiado?

Pídele su número de colegiado y compruébalo en el buscador del colegio de su provincia. Los colegios están obligados por ley a tener un registro de colegiados accesible y gratuito en su web, con el nombre, el número de colegiación y la situación de habilitación de cada profesional.

¿Un administrador no colegiado tiene seguro de responsabilidad civil?

Debería. Desde la Ley 12/2023, por el derecho a la vivienda, todos los administradores de fincas que ejercen de forma habitual y retribuida tienen que suscribir un seguro de responsabilidad civil, por su cuenta o de forma colectiva. La diferencia es que en un colegiado lo cubre la póliza del colegio, y en un no colegiado tienes que pedirle el certificado de su póliza.

¿Qué puedo hacer si tengo un problema con un administrador colegiado?

Presentar una queja ante su colegio, que está obligado a tener un servicio de atención a consumidores que tramita y resuelve las reclamaciones y puede abrir un expediente disciplinario. Si hay daños, la reclamación económica va contra el administrador y su aseguradora, y si hace falta, ante el juzgado.

¿El presidente puede hacer de administrador sin estar colegiado?

Sí. La Ley de Propiedad Horizontal permite que el cargo de administrador lo ejerza cualquier propietario, y si la junta no nombra a nadie, sus funciones las asume el presidente. El Decreto de 1968 tampoco obliga a colegiarse a quien administra por un cargo de confianza y no como profesión.