Mi administrador no está colegiado y no entrega la documentación: qué hacer

Pregunta real de un lector: "Nuestro administrador cesado no está colegiado. Han pasado 25 días y no entrega el acta ni la documentación. ¿Qué hacemos?"

Esta situación es más frecuente de lo que parece. Y tiene una mala noticia y una buena: la mala es que sin colegiación pierdes la vía más rápida de presión. La buena es que la obligación legal de entregar la documentación existe igualmente, y puedes hacerla cumplir.

Por qué el colegio no puede ayudarte si no está colegiado

Cuando un administrador está colegiado, el Colegio de Administradores de Fincas puede:

• Abrir un expediente disciplinario
• Obligarle a entregar la documentación bajo amenaza de sanción
• Suspenderle como colegiado

Pero si no está colegiado, el Colegio no tiene ninguna jurisdicción sobre él. No puede ni contactarle ni sancionarle. Es un particular que ha prestado un servicio, nada más.

Esto es exactamente por qué siempre se recomienda contratar administradores colegiados: la colegiación es el único mecanismo de presión extrajudicial efectivo.

La obligación legal sigue existiendo

Aunque no esté colegiado, el Art. 20 de la Ley de Propiedad Horizontal establece la obligación de cualquier administrador —colegiado o no— de entregar toda la documentación de la comunidad al cesar.

No cumplir con esto es un incumplimiento contractual que puede reclamarse por vía civil.

Pasos a seguir, en orden

Paso 1 — Requerimiento fehaciente (si no lo habéis hecho)

Enviad una carta por burofax con acuse de recibo y certificación de contenido reclamando formalmente la documentación. Aunque ya lo hayáis pedido verbalmente o por correo, necesitáis prueba fehaciente que acredite:

• Que se le comunicó el cese
• Que se le reclamó la documentación
• La fecha exacta en que lo recibió

Sin este paso, cualquier acción posterior es más difícil. Usad nuestra Carta de Cese del Administrador como modelo.

Paso 2 — Requerimiento notarial

Si el burofax no funciona, un notario puede enviar un requerimiento formal. Tiene más peso psicológico y jurídico que el burofax porque viene de un funcionario público. Suele desbloquear la situación en el 80% de los casos.

Coste aproximado: entre 60 y 150€ según notaría.

Paso 3 — Demanda civil

Si nada funciona, la vía es una reclamación judicial por incumplimiento contractual ante el juzgado de primera instancia. Con el burofax y el requerimiento notarial tenéis toda la prueba necesaria.

Podéis reclamar:

• La entrega de la documentación
• Los daños y perjuicios causados por la retención (si podéis acreditarlos)

Lo que no podéis hacer

• Entrar al despacho sin su consentimiento a recoger la documentación, aunque sea vuestra.
• Retener el pago de sus honorarios como forma de presión (podría reclamaros a vosotros por ello).
• Presentar denuncia penal por este motivo solo: la retención de documentación de comunidad no suele constituir delito por sí sola, aunque en casos de apropiación de fondos sí puede haberlo.

Lección para el futuro

Este caso es el argumento más claro a favor de contratar siempre un Administrador de Fincas Colegiado. No es solo una cuestión de formación o experiencia: es que la colegiación os da un mecanismo de presión real y gratuito ante cualquier incumplimiento.

Un colegiado tiene además:

• Seguro de responsabilidad civil de 1.000.000€
• Seguro de caución de 25.000€
• Un código deontológico exigible