¿Es obligatorio constituir una comunidad de propietarios?

La respuesta corta es: depende del número de propietarios y de lo que la comunidad necesite hacer.

La respuesta larga es que la Ley de Propiedad Horizontal no obliga expresamente a ninguna comunidad a constituirse formalmente, pero la propia ley —junto con el Código Civil— establece cuándo esa constitución formal es prácticamente ineludible, y cuándo existe una alternativa para comunidades muy pequeñas.

Lo que sí es claro es que una comunidad de propietarios existe aunque no se haya celebrado ninguna junta, aunque no haya libro de actas y aunque nadie haya ido nunca al Registro de la Propiedad a hacer nada. La constitución formal no crea la comunidad: la organiza.

Cuándo existe una comunidad de propietarios aunque no esté constituida

El artículo 396 del Código Civil establece que existe propiedad horizontal —y por tanto comunidad de propietarios— desde el momento en que un inmueble está dividido en pisos o locales de propiedad separada cuyos titulares participan en copropiedad sobre los elementos comunes: el suelo, los cimientos, las fachadas, la cubierta, las escaleras, las instalaciones generales.

No hace falta ningún trámite para que esta situación exista. Si un edificio tiene dos propietarios distintos y un portal común, hay una comunidad de propietarios, hayan hecho junta o no, tengan libro de actas o no.

Esto tiene consecuencias prácticas: los derechos y las obligaciones de los propietarios —pagar los gastos comunes, respetar las normas de convivencia, no modificar elementos comunes sin autorización— existen desde el primer día de copropiedad, con o sin constitución formal.

Lo que no existe sin la constitución formal es la estructura organizativa que permite a esa comunidad actuar colectivamente: representante legal, cuenta bancaria, NIF, libro de actas con validez oficial. Sin eso, la comunidad existe pero no puede funcionar.

Lo que dice la LPH sobre la obligatoriedad

La Ley de Propiedad Horizontal no incluye un artículo que diga literalmente "es obligatorio constituir la comunidad". Lo que sí hace es regular el funcionamiento de las comunidades constituidas y establecer, en su artículo 13, las reglas sobre los órganos de gobierno.

Pero el propio artículo 13.8 de la LPH introduce una excepción relevante.

La excepción para comunidades pequeñas: el artículo 13.8 LPH y el régimen del Código Civil

Cuando el número de propietarios de un edificio no excede de cuatro, la LPH les permite acogerse al régimen de administración del artículo 398 del Código Civil, siempre que así lo establezcan expresamente los estatutos.

El artículo 398 del Código Civil regula la administración de las cosas en copropiedad. Su regla básica es que para los actos de administración ordinaria basta la mayoría de partícipes calculada por cuotas. No exige juntas formales, ni libro de actas, ni órganos de gobierno con cargos específicos.

En la práctica, esto significa que una comunidad de cuatro o menos propietarios puede funcionar como una copropiedad informal, tomando decisiones por mayoría sin las formalidades de la LPH. Si hay discrepancias que no se resuelven así, la vía es acudir a los tribunales.

Es una solución que puede funcionar en comunidades muy pequeñas y sin conflictos. Pero tiene limitaciones serias: sin NIF no hay contrato, sin cuenta bancaria no hay pagos ordenados, y sin libro de actas legalizado los acuerdos son difíciles de probar ante terceros.

Cuándo la constitución se vuelve necesaria

Con cinco propietarios o más, la posibilidad de acogerse al régimen del artículo 398 CC desaparece. La comunidad debe organizarse conforme a la LPH: junta de propietarios, presidente, secretario y administrador, libro de actas legalizado, NIF.

Pero incluso en comunidades de dos, tres o cuatro propietarios, hay situaciones que hacen que la constitución formal sea prácticamente ineludible:

• Contratar un seguro del edificio a nombre de la comunidad requiere NIF
• Abrir una cuenta corriente en un banco requiere NIF y presidente con nombramiento formal
• Reclamar deudas a un propietario moroso por el procedimiento monitorio requiere certificado de deuda firmado por el secretario-administrador de una comunidad constituida
• Acceder a subvenciones para rehabilitación, instalación de ascensores o mejora de la eficiencia energética requiere que la comunidad esté legalmente organizada
• Reclamar vicios ocultos a una promotora o constructora requiere representación legal formal

En cualquiera de estos casos, la comunidad que no esté constituida tiene que hacer un rodeo para conseguir lo mismo, con más coste y menos eficacia.

El título constitutivo: qué es y qué contiene

El título constitutivo es el documento fundamental de cualquier comunidad de propietarios en régimen de propiedad horizontal. Está registrado en el Registro de la Propiedad y define:

• La descripción de cada piso o local: superficie, linderos y situación dentro del edificio
• El coeficiente de participación de cada inmueble sobre los elementos comunes, expresado en porcentaje o en centésimas
• La relación de elementos comunes: escaleras, ascensores, cubierta, fachadas, cuartos de instalaciones, jardines, garajes colectivos
• Los estatutos de la comunidad, si los hay, con las normas específicas de funcionamiento

El coeficiente de participación merece especial atención porque no es solo una cifra para repartir gastos. Es también el criterio para calcular los votos en las juntas: la mayoría que exige la LPH para distintos tipos de acuerdos se mide en coeficientes, no en número de propietarios. Puedes consultar cómo funciona exactamente en nuestro artículo sobre cuánto vale tu voto según el coeficiente de participación.

Si la comunidad no tiene estatutos en el título constitutivo, puede aprobarlos o modificarlos en junta con la mayoría que corresponda. Los estatutos de la comunidad de propietarios regulan aspectos como el uso de los elementos comunes, las actividades permitidas en los locales o las normas de convivencia específicas del edificio.

Quién puede iniciar la constitución de la comunidad

Lo más habitual es que sea el promotor del edificio quien constituya la comunidad antes de entregar las viviendas. Forma parte del proceso de venta y es la forma más ordenada de que la comunidad nazca ya con su estructura básica en regla.

Cuando el promotor no lo hace —o cuando la comunidad ya existe de hecho pero nunca se ha formalizado—, cualquier propietario puede tomar la iniciativa:

1. Solicita la escritura de división horizontal en el Registro de la Propiedad para conocer la composición exacta de la comunidad
2. Notifica a todos los propietarios su intención de convocar una junta de constitución
3. Convoca la junta con el orden del día correspondiente
4. Si hay propietarios que no cooperan o no asisten, los acuerdos adoptados en segunda convocatoria son válidos aunque solo asista el propietario que convocó

Si hay una negativa activa de otros propietarios a constituir la comunidad y esto impide su funcionamiento, cualquier propietario interesado puede solicitar la constitución por vía judicial. El juez puede ordenar la constitución forzosa de la comunidad.

Mayorías para constituir y para tomar decisiones

La junta de constitución funciona con el mismo sistema de doble convocatoria que cualquier junta ordinaria:

Primera convocatoria: hace falta la presencia de propietarios que representen al menos el 50% de las cuotas de participación.

Segunda convocatoria: no hay quórum mínimo. Los acuerdos adoptados son válidos con independencia del número de asistentes. Esto incluye la propia aprobación de la constitución de la comunidad.

Para el acuerdo de constitución y para la elección de cargos en la junta, la LPH exige mayoría simple: más votos a favor que en contra, computados por coeficiente de participación.

Hay una situación que sorprende a muchos propietarios: si en segunda convocatoria solo asiste un propietario, ese propietario puede aprobar válidamente la constitución de la comunidad, elegirse a sí mismo presidente y aprobar los demás puntos del orden del día. El acuerdo es vinculante para todos los propietarios del edificio aunque no hayan asistido.

Derechos y obligaciones que nacen con la constitución

La constitución formal de la comunidad activa un conjunto de derechos y obligaciones regulados por la LPH. No son nuevos: existían desde que existe la copropiedad. Pero la constitución formal es la que permite hacerlos efectivos.

El fondo de reserva obligatorio

La LPH obliga a todas las comunidades a mantener un fondo de reserva equivalente a al menos el 5% de su presupuesto ordinario anual. Su función es cubrir gastos imprevistos y reparaciones urgentes sin necesidad de recurrir a derramas extraordinarias.

El fondo de reserva se aprueba en junta y debe constar en la contabilidad de la comunidad. No puede destinarse a ningún gasto que no haya sido aprobado por la junta, y su saldo debe figurar en las cuentas anuales que el administrador presenta cada año.

Las juntas como órgano de decisión

Las juntas de propietarios son el órgano supremo de gobierno de la comunidad. En ellas se toman todas las decisiones relevantes: presupuesto anual, derramas, obras, elección de cargos, modificación de estatutos, cambio de administrador.

La LPH establece que las decisiones se toman por mayoría de votos, pero el tipo de mayoría varía según el acuerdo:

• Mayoría simple: para la mayoría de acuerdos ordinarios (presupuesto, nombrar presidente, contratar servicios)
• Mayoría de 3/5: para acuerdos como el establecimiento o supresión de servicios de interés general (portería, ascensor, videovigilancia)
• Unanimidad: para modificaciones del título constitutivo o los estatutos que afecten al régimen de propiedad

Todos los acuerdos adoptados en junta se recogen en el acta, que debe incluirse en el libro de actas legalizado y notificarse a los propietarios que no asistieron.

Sanciones por incumplimiento

La LPH permite a la comunidad adoptar medidas frente a los propietarios que incumplen sus obligaciones. Las más habituales son:

• Reclamación de cuotas impagadas: la comunidad puede reclamar las deudas por la vía del procedimiento monitorio, uno de los más ágiles del ordenamiento español. El propietario moroso que no paga en plazo puede ver embargada su vivienda
• Privación del derecho de voto en junta: el propietario con deudas con la comunidad puede asistir a la junta pero no votar
• Acción de cesación: si un propietario realiza actividades prohibidas, dañinas o molestas, la comunidad puede exigir judicialmente que cese esa actividad

Para ejercer cualquiera de estas acciones, la comunidad necesita estar constituida formalmente. Sin presidencia, sin libro de actas y sin NIF, el recorrido judicial es mucho más complicado.

El papel del administrador de fincas en la constitución

La LPH no obliga a contratar un administrador de fincas para constituir una comunidad ni para gestionar su funcionamiento. Pero la realidad es que la mayoría de comunidades de más de cuatro o cinco propietarios terminan contratando uno, y hay buenas razones para hacerlo desde el principio.

Un administrador de fincas colegiado puede:

• Gestionar el proceso de constitución completo: desde la obtención de la escritura de división horizontal hasta la legalización del libro de actas y la solicitud del NIF
• Preparar y presidir técnicamente la junta de constitución
• Asumir las funciones de secretario y administrador, liberando al presidente de la carga administrativa
• Garantizar que todos los trámites se hacen conforme a la LPH, evitando que los acuerdos sean impugnables

Para comunidades con ascensor, piscina, garaje colectivo o cualquier instalación que requiere mantenimiento y contratación de servicios, la intervención de un administrador desde el principio ahorra errores y conflictos. El coste de su gestión —que en muchos casos es inferior a 10€ por vivienda al mes— se justifica fácilmente frente al coste de resolver problemas que se generan por una gestión deficiente.

Si estás en proceso de constituir tu comunidad y quieres saber los pasos concretos que tienes que dar, los tienes detallados en nuestra guía completa sobre cómo constituir una comunidad de propietarios paso a paso.

Para encontrar un administrador de fincas colegiado en tu zona que pueda encargarse del proceso, puedes consultar nuestro directorio de administradores.