Cómo elegir administrador de fincas: guía y preguntas clave
En resumen
Lo más importante
Elegir administrador es poner el dinero, la documentación y buena parte de los problemas de tu edificio en manos de otra persona. Un buen administrador hace que la comunidad funcione casi sola; uno malo convierte cada avería en una discusión y cada junta en una batalla. La diferencia se nota antes de firmar, si sabes qué mirar.
En corto: busca tres candidatos, comprueba colegiación y seguro, compara presupuestos desglosados (qué entra en la cuota y qué no), pregúntales por morosidad, urgencias, comisiones y acceso a las cuentas, pide referencias y revisa el contrato. La junta lo aprueba por mayoría simple.
El proceso en 7 pasos
| Paso | Qué hacer |
|---|---|
| 1. Definir qué necesitáis | Tamaño, servicios (ascensor, piscina, garaje, personal), problemas pendientes (morosos, obras, ITE) |
| 2. Buscar candidatos | Directorio, recomendaciones de otras comunidades del barrio, colegio de administradores |
| 3. Verificar | Colegiación, seguro de responsabilidad civil, experiencia con comunidades parecidas |
| 4. Pedir tres presupuestos | Con la misma información, para poder compararlos |
| 5. Entrevistar | Las preguntas de abajo; no todo se ve en un presupuesto |
| 6. Revisar el contrato | Servicios, extras, duración, preaviso y entrega de documentación |
| 7. Aprobar en junta | Mayoría simple; si hay que cesar al actual, junta extraordinaria |
Qué verificar antes de hablar de precio
La colegiación. Con carácter general no es obligatoria, pero es la mejor garantía de partida: el administrador colegiado está sometido a un código deontológico, suele tener el seguro de responsabilidad civil del colegio y puedes reclamar ante el colegio si actúa mal. Pide el número de colegiado y compruébalo en su colegio. Si quieres saber cómo funciona una reclamación, tienes el caso de Madrid en cómo comprobar que un administrador está colegiado en el CAF Madrid.
El seguro de responsabilidad civil. Pide que te acredite que está en vigor, no solo que lo tiene. Lo explicamos en el seguro de responsabilidad civil del administrador.
La cuenta bancaria. Los fondos de tu comunidad deben estar en una cuenta a nombre de la comunidad, con su NIF, no mezclados en una cuenta del despacho.
La experiencia. Pregunta cuántas comunidades parecidas a la tuya lleva, en tu zona, y pide el contacto de un par de presidentes.
Cómo comparar los presupuestos
Un presupuesto que solo dice «X € al mes» no se puede comparar. Pide el desglose:
| Normalmente incluido en la cuota | Normalmente se cobra aparte |
|---|---|
| Contabilidad y presupuesto anual | Juntas extraordinarias |
| Emisión y cobro de recibos | Certificados de deuda para ventas |
| Junta ordinaria y acta | Gestión de obras (a veces un % del importe) |
| Pago a proveedores y gestión de averías | Reclamación judicial de morosos |
| Custodia de documentación | Tramitación de ayudas y subvenciones |
Para saber si el precio es razonable, tienes los rangos por tamaño de comunidad en cuánto cobra un administrador de fincas y una calculadora de precio de administrador. Ojo con lo muy barato: un administrador que cobra muy por debajo del mercado tiene que compensarlo de alguna forma, a veces con extras o con comisiones de proveedores.
Tienes una guía específica para ponerlos lado a lado en cómo comparar administradores de fincas.
Las preguntas que hay que hacer en la entrevista
- ¿Cómo gestionas la morosidad? Buscas un protocolo concreto: aviso al primer impago, requerimiento a los pocos meses, liquidación en junta y monitorio sin dejar que la deuda crezca. Lo explicamos en vecino moroso: cómo reclama la comunidad.
- ¿Cobras comisiones de los proveedores? La respuesta debe ser un no claro y por escrito. Tus honorarios son los que pagas; los proveedores se eligen por precio y calidad.
- ¿Cómo veo las cuentas? Lo razonable hoy es acceso online a los movimientos y a la documentación, sin tener que pedir cita.
- ¿Qué pasa si hay una urgencia un domingo? Debe existir un teléfono o un protocolo de urgencias, y alguien que lo atienda.
- ¿Cada cuánto visitas el edificio? Mejor un compromiso concreto (mensual o trimestral) que un «cuando haga falta».
- ¿Quién me atiende si tú no estás? En despachos con varias personas, pregunta quién será tu interlocutor real.
- ¿Cuánto tardas en enviar el acta? La ley da diez días naturales para cerrarla (artículo 19).
Señales de alarma
- No acredita la colegiación ni el seguro, o se molesta cuando lo pides.
- Presupuesto sin desglose o con extras poco claros.
- Usa una cuenta del despacho para varias comunidades.
- Evita responder sobre comisiones de proveedores.
- No quiere dar referencias.
- Contrato sin preaviso claro o con penalizaciones por cambiar de administrador.
Si ya tenéis administrador y ves varias de estas señales, lee las señales de que tu administrador no hace bien su trabajo o haz el test de 15 puntos para saber si tu administrador es bueno.
El contrato y el nombramiento
Antes de firmar, revisa que el contrato recoja: los servicios incluidos y los extras con su precio, la duración (normalmente un año, prorrogable), el preaviso para rescindirlo, la obligación de entregar toda la documentación al terminar y la titularidad de la cuenta bancaria a nombre de la comunidad.
El nombramiento lo aprueba la junta por mayoría simple (artículo 13). Si hay que cesar antes al actual, se hace en junta extraordinaria. Tienes el paso a paso en el checklist para cambiar de administrador y la lista de lo que debe entregar el saliente en documentación que debe entregar el administrador.
Fuentes oficiales (BOE):
- Ley 49/1960, de Propiedad Horizontal, artículos 13 y 19.
Preguntas frecuentes
¿Cómo elijo un buen administrador de fincas?
Pide al menos tres presupuestos comparables, comprueba su colegiación y su seguro de responsabilidad civil, pregúntale cómo gestiona la morosidad, las urgencias y las cuentas, pide referencias de comunidades parecidas a la tuya y revisa el contrato antes de firmar. La junta aprueba el nombramiento por mayoría simple.
¿Es obligatorio que el administrador de fincas esté colegiado?
Con carácter general no es obligatorio, pero sí muy recomendable: el administrador colegiado está sometido a un código deontológico, suele contar con el seguro de responsabilidad civil del colegio y puedes reclamar ante el colegio si actúa mal. Pide siempre su número de colegiado y compruébalo.
¿Qué mayoría hace falta para contratar un administrador de fincas?
Mayoría simple en junta de propietarios: en segunda convocatoria, la mayoría de los asistentes que representen más de la mitad de las cuotas presentes. Lo mismo para cesar al actual, en junta extraordinaria si es antes de que termine su mandato.
¿Qué debe incluir el presupuesto de un administrador de fincas?
Qué servicios entran en la cuota mensual (contabilidad, recibos, junta ordinaria, actas, gestión de proveedores y averías) y cuáles se cobran aparte (juntas extraordinarias, certificados de deuda, gestión de obras, reclamación de morosos, tramitación de ayudas). Sin ese desglose, no se pueden comparar.
¿Cuántos presupuestos de administrador hay que pedir?
Al menos tres, con la misma información de la comunidad (viviendas, locales, garaje, ascensor, piscina, personal, problemas pendientes) para que sean comparables. Así puedes ver diferencias reales de precio y de servicio.
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¿Eres administrador de fincas? Si quieres entender qué valoran los presidentes cuando buscan despacho, esta guía está escrita desde tu perspectiva.
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