Acta de constitución de comunidad de propietarios: modelo y guía

El acta de constitución es el primer documento oficial de la comunidad. Recoge lo que se aprobó en la junta de constitución, quién asistió, qué cargos se eligieron y qué acuerdos se tomaron. Sin ella no hay comunidad formalmente constituida, porque es el documento que el Registro de la Propiedad exige para legalizar el libro de actas.

Redactarla bien desde el principio evita problemas posteriores: acuerdos impugnables, cargos cuestionados, trámites que se bloquean porque la documentación no está en regla.

Esta guía te explica qué debe incluir el acta, cómo redactarla y te ofrece un modelo completo listo para adaptar.

Qué es el acta de constitución y para qué sirve

El acta de constitución es el documento que certifica que se celebró la primera junta de propietarios, que la comunidad quedó formalmente constituida y que se eligieron sus órganos de gobierno. Tiene tres funciones concretas:

1. Acreditar la constitución ante el Registro de la Propiedad para legalizar el libro de actas
2. Justificar el nombramiento del presidente ante el banco para abrir la cuenta corriente de la comunidad
3. Documentar el nombramiento del presidente ante Hacienda para solicitar el NIF de la comunidad

Sin este documento firmado, ninguno de los tres trámites es posible. Es el punto de partida de todo.

Qué debe incluir obligatoriamente

La LPH no establece un formato rígido para el acta, pero sí exige que recoja determinada información para que los acuerdos sean válidos y el documento tenga eficacia legal. Estos son los elementos que no pueden faltar:

Cabecera y datos de la reunión

• Denominación de la comunidad (normalmente la dirección completa del edificio)
• Fecha, hora y lugar de celebración
• Indicación de si es primera o segunda convocatoria

Lista de asistentes

Para cada propietario presente debe constar:

• Nombre y apellidos
• Piso o local que representa (por ejemplo: "2.º B")
• Coeficiente de participación
• Si asiste en nombre propio o como representante de otro propietario (con indicación del nombre del propietario representado)

También deben constar los propietarios que han excusado su asistencia o delegado su voto por escrito.

Al final de la lista, hay que sumar el total de cuotas representadas (presentes y delegadas) para acreditar el quórum. Esto es importante: si no consta el quórum, el acta puede ser impugnable.

Constitución formal y nombre de la comunidad

Un párrafo que declare expresamente que se constituye la comunidad de propietarios, con su denominación oficial. Ejemplo: "La junta acuerda constituir formalmente la Comunidad de Propietarios del edificio sito en [dirección completa], a partir de este momento denominada Comunidad de Propietarios [dirección]."

Elección de cargos

Para cada cargo elegido debe constar:

• El cargo (presidente, secretario, administrador)
• El nombre completo de la persona elegida
• Su piso o local (si es propietario)
• El resultado de la votación
• La aceptación expresa del cargo por parte del elegido

Si los cargos de secretario y administrador recaen en un administrador de fincas externo, debe constar su nombre, empresa y, preferiblemente, su número de colegiado.

Si una misma persona asume varios cargos, se indica expresamente: "D./Dña. [nombre] asume los cargos de presidente, secretario y administrador."

Resto de acuerdos

Cada punto del orden del día aprobado en la junta debe quedar recogido con:

• Descripción del acuerdo
• Resultado de la votación (votos a favor, en contra, abstenciones y cuotas que representan)

Los acuerdos habituales en una junta de constitución son: apertura de cuenta corriente, constitución del fondo de reserva, aprobación del presupuesto inicial y solicitud del NIF. Si se aprueban estatutos de la comunidad en esta misma junta, también deben quedar recogidos.

Cierre y firmas

El acta se cierra con la fórmula habitual: "Sin más asuntos que tratar, se levanta la sesión a las [hora] del día [fecha]."

Firmas obligatorias: el presidente y el secretario. Si son la misma persona, se indica así. El acta sin firma no tiene validez.

Cuándo se redacta y cómo se comunica

El secretario (o el presidente si no hay secretario) dispone de diez días desde la celebración de la junta para cerrar el acta. Una vez cerrada, debe remitirse a todos los propietarios que no asistieron, incluyendo los acuerdos adoptados.

Los propietarios ausentes disponen de treinta días para impugnar los acuerdos desde que reciben la notificación. Por eso es importante que el envío quede documentado.

Descarga el modelo de acta de constitución

Tenemos la plantilla lista para descargar en Word, con todos los puntos del orden del día ya redactados y los campos marcados para rellenar. Solo tienes que adaptar los datos de tu comunidad.

Descargar plantilla: Acta de Constitución de Comunidad de Propietarios

Errores frecuentes que invalidan el acta

Estos son los fallos más habituales que convierten un acta en impugnable:

No constar el quórum. Si el acta no refleja el total de cuotas representadas ni si se celebra en primera o segunda convocatoria, cualquier propietario puede cuestionar la validez de los acuerdos.

Omitir las cuotas de participación. Los votos en la LPH se cuentan por coeficiente, no por propietario. Sin los coeficientes en el acta, no queda acreditado si se alcanzó la mayoría necesaria para cada acuerdo.

No recoger la aceptación expresa de los cargos. Un presidente que no conste como aceptante en el acta puede tener problemas para actuar en nombre de la comunidad ante bancos o Hacienda.

Falta de firma. El acta sin firma del presidente y del secretario no tiene validez. Si son la misma persona, debe firmar dos veces indicando en qué calidad lo hace en cada caso.

Acuerdos fuera del orden del día. Solo son válidos los acuerdos sobre puntos incluidos en la convocatoria. Si en la junta se aprueba algo que no estaba en el orden del día, ese acuerdo puede ser impugnado.

Qué hacer con el acta una vez firmada

Con el acta firmada, los siguientes pasos son:

1. Legalizar el libro de actas en el Registro de la Propiedad, presentando el libro en blanco junto con el acta firmada
2. Abrir la cuenta corriente en el banco que haya aprobado la junta
3. Solicitar el NIF en la Agencia Tributaria mediante el modelo 036 (ver nuestra guía sobre cómo solicitar el NIF de la comunidad de propietarios)
4. Notificar los acuerdos a los propietarios que no asistieron

Si necesitas orientación en todo el proceso de constitución, tenemos la guía completa sobre cómo constituir una comunidad de propietarios paso a paso.

Para comunidades que prefieren delegar estos trámites en un profesional, puedes encontrar un administrador de fincas colegiado en tu zona que se encargue de todo el proceso.