Cómo constituir una comunidad en un edificio antiguo: pasos

Has tomado la decisión: quieres regularizar la situación de tu edificio y constituir formalmente la comunidad de propietarios. Lo que no sabes es por dónde empezar.

La buena noticia es que el proceso, aunque tiene varios pasos, es perfectamente manejable. No necesitas que todos los vecinos estén entusiasmados desde el primer día. Solo necesitas organizarlo correctamente, documentarlo y no saltarte pasos. Y lo primero que tienes que hacer no es llamar a un notario: es averiguar qué ya existe en el Registro de la Propiedad.

Antes de empezar: qué tienes que averiguar

El primer paso es saber con qué punto de partida trabajas, porque hay dos situaciones muy distintas.

Si el edificio tiene escritura de división horizontal inscrita en el Registro de la Propiedad, el camino es corto. La estructura jurídica ya existe: los pisos están individualizados, los coeficientes están fijados y los elementos comunes están descritos. Solo falta formalizar los órganos de gobierno (el presidente, como mínimo) y solicitar el CIF.

Si el edificio no tiene división horizontal inscrita, el proceso es algo más largo porque primero hay que crear ese documento. Esto es habitual en edificios muy antiguos, especialmente anteriores a 1960, que se vendieron piso a piso mediante contratos privados sin pasar por notaría en su momento.

Para saberlo, pide una nota simple del Registro de la Propiedad de cualquiera de los pisos del edificio. Si aparece como finca independiente con referencia a la división horizontal del edificio, ya existe. Si aparece como finca con descripción global o sin coeficiente de participación definido, probablemente no hay división horizontal inscrita.

También vale la pena preguntar a los vecinos más antiguos si guardan alguna escritura. En algunos edificios, la división horizontal se otorgó pero nunca se inscribió, y localizarla puede ahorrarte tiempo y dinero.

La convocatoria de la junta constitutiva

Una vez sabes con qué punto de partida trabajas, el siguiente paso es convocar la junta. La convocatoria tiene que llegar a todos los propietarios, con acuse de recibo.

Si no tienes datos de todos los propietarios, puedes obtenerlos del Registro de la Propiedad (nota simple de cada piso) o del Catastro, donde aparece el titular catastral. No siempre coincide con el propietario registral, pero sirve como punto de partida para localizar a cada vecino.

El orden del día mínimo de la junta constitutiva debe incluir:

• Constitución formal de la comunidad de propietarios
• Elección de presidente (y de secretario y administrador si se decide en ese momento)
• Aprobación provisional de cuotas de participación, si no existen ya en la escritura
• Aprobación de un presupuesto inicial y cuota mensual básica

La convocatoria debe enviarse con al menos tres días de antelación, aunque para una primera junta en un edificio sin historia formal lo razonable es dar más margen: una semana como mínimo, para que nadie pueda alegar que no tuvo tiempo.

El artículo 16 de la LPH regula la convocatoria de juntas. Aunque está pensado para comunidades ya constituidas, establece las formalidades mínimas que conviene respetar también aquí.

Qué se decide en la junta constitutiva

En esta primera junta se adoptan los acuerdos fundacionales de la comunidad. El más urgente es la elección del presidente.

El presidente es el único cargo obligatorio. Puede acumular también las funciones de secretario y administrador, algo habitual en comunidades pequeñas que quieren empezar con la estructura mínima. Si alguien prefiere que haya un administrador profesional desde el principio, también se puede acordar en esa misma junta.

Si el edificio no tiene división horizontal con coeficientes ya fijados, en esta junta hay que acordar un reparto provisional de los gastos comunes. No tiene que ser definitivo: puede ser simplemente que cada piso pague el mismo porcentaje hasta que se formalice la escritura. Lo importante es tener algo acordado y documentado para poder gestionar los gastos inmediatos.

El acta de la junta constitutiva es el documento que acredita todo lo que se decidió. Tiene que firmarla el presidente y el secretario (aunque sea la misma persona) y tiene que conservarse. Ese documento es el que vas a necesitar para los pasos siguientes.

Después de la junta: escritura, CIF y cuenta bancaria

Con el acta firmada, tienes tres cosas que hacer, en este orden.

Si necesitas escritura de división horizontal, concierta cita con un notario. Todos los propietarios tendrán que firmarla, o apoderar a alguien que lo haga en su nombre. El coste depende del valor del edificio, pero para un edificio residencial tipo suele estar entre 500 y 1.000 euros de notaría, más otros 200-400 euros de inscripción en el Registro de la Propiedad. Ese coste se reparte entre todos los propietarios según sus coeficientes.

Para solicitar el CIF, el presidente puede acudir a la AEAT con el acta de la junta constitutiva (y la escritura de división horizontal, si fue necesaria), y presentar el modelo 036. El proceso es gratuito y suele resolverse entre una y dos semanas. El CIF de las comunidades de propietarios tiene el formato "H" seguido de ocho dígitos.

Con el CIF en mano, el presidente puede abrir una cuenta bancaria a nombre de la comunidad. A partir de ahí, las cuotas mensuales y las derramas se gestionan de forma formal, con registro de todos los movimientos y posibilidad de pedir extractos para acreditar el estado de cuentas ante cualquier propietario.

Con esos tres elementos en su sitio, la comunidad funciona formalmente. Lo que venga después (contratar el seguro, regularizar el mantenimiento del ascensor, revisar la ITE) ya se gestiona a través de los órganos formales que acabas de crear.

Si algún propietario se niega a colaborar

No todos tienen que estar de acuerdo para que el proceso avance. La junta constitutiva puede celebrarse con quórum suficiente aunque algunos vecinos no acudan o se opongan. El acta vincula también a los ausentes, igual que en cualquier junta ordinaria de comunidades de propietarios.

El único momento en que la negativa de un propietario puede bloquear el proceso es la firma de la escritura de división horizontal, si es necesaria. Ahí sí hace falta la firma de todos. Si alguien se niega, la solución es la vía judicial: el juez puede ordenar la firma y, si el propietario sigue negándose, puede firmarla él en su nombre conforme al artículo 708 de la Ley de Enjuiciamiento Civil.

No es un camino rápido, pero tampoco es excepcional. El artículo sobre si un propietario puede forzar la constitución de una comunidad explica en detalle cómo funciona esa vía, cuánto cuesta y cuánto suele tardar.

Si necesitas ayuda para coordinar todo el proceso, un administrador de fincas puede encargarse de la mayoría de los trámites administrativos y actuar como mediador con los vecinos más resistentes. Puedes buscar uno especializado en tu zona en nuestro directorio de administradores de fincas.

Preguntas frecuentes

¿Se necesita escritura de división horizontal para constituir la comunidad?

No siempre. Si el Registro de la Propiedad ya tiene inscrita la división horizontal, la comunidad puede solicitar el CIF directamente sin pasar por notario. Solo si no existe división horizontal inscrita hay que otorgar escritura nueva, con la firma de todos los propietarios.

¿Cuántos propietarios tienen que estar de acuerdo para celebrar la junta constitutiva?

En primera convocatoria se requiere mayoría de propietarios que representen mayoría de cuotas. En segunda convocatoria, los que estén presentes pueden constituirse válidamente cualquiera que sea su número, siempre que la convocatoria haya llegado correctamente a todos.

¿Cuánto cuesta constituir una comunidad de propietarios desde cero?

Si hay que otorgar escritura de división horizontal: entre 700 y 1.400 euros entre notaría y Registro, repartidos entre todos los propietarios según sus coeficientes. Si ya existe la división inscrita, el coste es prácticamente cero, ya que el CIF es gratuito.

¿Qué pasa si un propietario no acude a la junta constitutiva?

La junta puede celebrarse si hay quórum suficiente. Los ausentes quedan vinculados por los acuerdos adoptados, igual que en cualquier junta ordinaria. Lo importante es que la convocatoria haya llegado correctamente a todos los propietarios.

¿Puede el presidente firmar el CIF sin que todos los propietarios estén de acuerdo?

Sí. Una vez elegido en junta válida, el presidente tiene representación legal de la comunidad y puede tramitar el CIF ante la AEAT con el acta como documentación suficiente. No hace falta la aprobación unánime de todos los propietarios.